Relatórios e ferramentas diárias

Os ecrãs que usa no dia a dia quando as reservas começam a chegar: Hoje, Relatórios, a lista de Pagamentos, a limpeza, os extratos de proprietários e o registo de atividade – o que significa cada número e como o exportar.

Quais destes ecrãs estão incluídos em todos os sites e quais precisam do JetBookIn Pro:

Os módulos Pro ativam-se e desativam-se em Definições → Módulos. Quando um módulo está desativado, o respetivo ecrã desaparece do menu; nada é eliminado.

Um alojamento ou todos

Se tiver mais do que um alojamento, a barra superior do painel tem um seletor de alojamento. Escolha Todos os alojamentos ou um alojamento: Hoje, Relatórios, Pagamentos e Limpeza passam a mostrar apenas esse alojamento. A escolha fica guardada neste computador.

O ecrã Hoje

Abra JetBookIn no menu do WordPress e chega a Hoje, com a data no topo e um botão Nova reserva. Leia de cima para baixo: o que precisa da sua atenção vem primeiro.

Avisos no topo

Só aparecem quando há algo a fazer:

• As tarefas em segundo plano não estão a ser executadas a horas (a vermelho, em todos os ecrãs): as importações de calendários, os lembretes e as cobranças automáticas podem atrasar-se. Como corrigir abre Definições → Sistema. Veja Definições → Sistema.
• Os hóspedes não podem reservar a tarifa … online: uma tarifa pede um sinal mas não há nenhum método de pagamento configurado. Clique em Configurar pagamentos.
• Avisos de licença (só em Hoje): a sua licença expira dentro de 30 dias, já expirou ou não foi possível confirmá-la para este site.
• Possíveis reservas duplicadas: o calendário de uma plataforma mostra uma reserva em datas em que já tem uma reserva. Verifique ambas as plataformas, mude um dos hóspedes e clique em Marcar como resolvido.
• Os hóspedes não conseguem reservar com muita antecedência: um tipo de quarto não tem datas abertas com preço depois de certa data. Adicione preços em Tarifas e disponibilidade ou deixe o JetBookIn manter o calendário aberto (Definições → Geral → Manter o calendário aberto).
• A ΤΑΚΚ precisa do JetBookIn Pro / A ΤΑΚΚ não está incluída nos seus preços: para alojamentos na Grécia sem o módulo Taxas turísticas. Veja Grécia.
• Alteradas na plataforma: uma reserva de plataforma Já não consta – provavelmente cancelada ou foi Alterada, mas as novas datas estão ocupadas. Clique nela para abrir a reserva.
• Pagamentos a verificar: um pagamento numa reserva cancelada (reembolse o hóspede), um pagamento que chegou depois de expirar a retenção, ou um pagamento online pendente há mais de 30 minutos. Cada linha abre a lista de Pagamentos já filtrada.

A linha de números

• Reservado este mês: o valor das reservas deste mês, com o que ainda está a aguardar pagamento por baixo.
• Hóspedes no alojamento: estadias confirmadas ou com check-in feito que incluem esta noite.
• Ocupação nos próximos 30 dias.
• Sincronização de calendários: Em bom estado, … com falhas, … não lê o nosso (uma plataforma deixou de ler o link do seu calendário) ou Não configurado, com a hora da última sincronização bem-sucedida.

Chegadas e partidas

Chegadas hoje e Partidas hoje listam cada hóspede com a referência da reserva, a origem, o número de pessoas, o estado e o total. Clique num hóspede para abrir a reserva.

As chegadas com número de telefone têm um botão WhatsApp. Um clique abre o WhatsApp (no telemóvel ou no computador) com as instruções de check-in do hóspede já escritas, no idioma do hóspede – só tem de carregar em enviar. É gratuito: nada é enviado através do JetBookIn. Se o número de telefone não tiver indicativo do país, aparece Sem número de telefone utilizável: adicione-o com o indicativo do país, p. ex. +351 …; corrija o número na reserva e tente de novo. As instruções vêm de Alojamento → Políticas → Instruções de check-in (veja E-mails).

Últimas reservas e o mês por canal

Últimas reservas mostra as reservas dos últimos 7 dias (Ver tudo abre Reservas). Este mês por canal conta as reservas deste mês e o respetivo valor por origem – Website, Manual, Booking.com, Airbnb e assim por diante – e liga às reservas que ainda aguardam pagamento.

Relatórios: Desempenho

Vá a Receita → Relatórios. O separador Desempenho abre primeiro.

Período e comparação

• Período: Este mês (predefinição), Mês passado, Próximos 30 dias, Últimos 30 dias, Este ano, Últimos 12 meses, Próximos 12 meses ou Datas personalizadas (De / Até). Os períodos futuros também funcionam: mostram o que já está reservado.
• Comparar com: vs. período anterior (predefinição), vs. mesmas datas do ano passado ou Sem comparação. Cada número mostra então a variação em % – a verde se melhorou, a vermelho se piorou – e uma linha indica com que datas foi comparado.
• Transferir CSV guarda os números do período.

O que significam os números

Por baixo dos números: Ocupação ao longo do tempo e Pickup: quando foram feitas as reservas (barras por dia; por semana em períodos superiores a um mês, por mês em períodos superiores a três meses – passe o rato por cima de uma barra para ver os valores), depois Por tipo de quarto (ocupação, ADR, RevPAR, receita) e Por canal (reservas, noites, receita, ADR por origem; os calendários de plataformas mostram apenas noites).

Relatórios: Canais Pro

O separador Canais responde a: de onde vêm as minhas noites, quanto levam as plataformas e quanto poupo ao reservar diretamente? Abre nos Últimos 12 meses (ou nos próximos 12, se todas as suas estadias ainda estiverem no futuro).

• Reservado diretamente: a parte das noites reservadas no seu site ou por si.
• Comissões pagas às plataformas.
• Poupado com reservas diretas: o que uma plataforma teria cobrado pelas suas reservas diretas. Usa a comissão média que as plataformas cobraram nas suas reservas nos últimos 12 meses; enquanto não tiver reservas de plataformas com a comissão indicada, usa 15%, que pode alterar ali mesmo (Usar esta taxa).
• Receita direta e a sua parte na receita total.
• De onde vieram as suas noites: uma barra colorida por canal.
• Por canal: reservas, noites, Os hóspedes pagaram, Comissão, Recebeu (o pagamento da plataforma) e Por noite.

Dica: os calendários das plataformas enviam apenas datas, sem valores. Para ver aqui a receita e a comissão delas, complete essas estadias em Calendário → Calendário de quartos (clique na barra). O relatório indica quantas noites ainda são só datas e quantas reservas de plataformas não têm comissão indicada.

As estadias de amigos e família e as reservas canceladas ficam de fora.

Relatórios para a Grécia Pacote Grécia

Com o módulo Conformidade grega ativado, os Relatórios têm mais três separadores com um seletor de mês: Declarações de estadia, Taxa de resiliência à crise climática (ΤΑΚΚ) e Exportação contabilística. Estão explicados na página Grécia.

A lista de Pagamentos

Receita → Pagamentos lista todos os pagamentos, reembolsos e tentativas de pagamento das suas reservas.

Filtros

• Período (canto superior direito): Este mês (predefinição), Mês passado, Últimos 30 dias, Este ano, Todo o período, Datas personalizadas….
• Pesquisar: reserva, hóspede, e-mail ou referência do pagamento.
• A verificar: Todos os pagamentos, A verificar, ou um problema concreto: Reserva cancelada – reembolso devido, Pendente há mais de 30 minutos, Pago depois de expirar a retenção.
• Estado: Pendente, Pago, Retido no cartão, Falhado, Expirado, Libertado.
• Método: Stripe, Viva, PayPal, Cartão (banco), IRIS, Transferência bancária, Registado pela equipa.
• Tipo: Sinal, Saldo, Pagamento registado, Cobrança extra, ΤΑΚΚ (taxa climática), Reembolso, Taxa de não comparência, Caução por danos, Garantia de cartão (nada é cobrado), Taxa de cancelamento.
• Teste ou real: para ocultar os pagamentos de teste feitos enquanto configurava tudo.

A lista

No topo: Recebido, Reembolsado, Líquido e Pendente (iniciado, ainda não pago) para os filtros escolhidos. Cada linha mostra a data, a reserva (clique para a abrir) e o hóspede, o tipo, o método (com um selo Teste nos pagamentos de teste), o estado com eventuais avisos, o montante e a referência do fornecedor. As referências do Stripe abrem o pagamento no seu painel do Stripe; as outras copiam-se ao clicar.

Um pagamento Stripe pendente tem Verificar no Stripe: pergunta ao Stripe o estado real do pagamento e atualiza-o aqui. Os reembolsos e as retenções de cartão tratam-se na própria reserva.

Todas as exportações CSV

Todas as exportações são ficheiros CSV que abrem no Excel e no Google Sheets, com os acentos gregos e de outras línguas incluídos.

Limpeza Pro

A lista diária de limpezas, o estado de cada quarto e uma página para o telemóvel das suas empregadas de limpeza. Ative a Limpeza em Definições → Módulos e depois abra Reservas → Limpeza.

Estados dos quartos

O ecrã

• Escolha o dia com ‹ e ›, com o campo da data ou com Hoje. Imprimir lista imprime uma versão limpa em papel.
• Os números: Por limpar, Partidas, Chegadas, Trocas de hóspedes (partida e chegada no mesmo dia), Estadias em curso, Fora de serviço.
• Filtros: Todos os quartos, Por limpar, Chegadas.
• Uma linha por unidade: sinalizadores (Troca de hóspedes, Livre esta noite, Bloqueado), os quatro botões de estado com quem os alterou por último e quando, os hóspedes (Sai, Entra com a hora prevista de chegada e as noites, Estadia até quando; também as estadias de plataformas), alertas e um campo de nota (p. ex. “candeeiro partido”).
• Os alertas avisam-no de um hóspede que chega a um quarto fora de serviço, de um quarto fora de serviço que ainda pode ser reservado e de um hóspede que chega hoje a um quarto ainda por limpar.

Uma página para as empregadas de limpeza

1. Crie uma página do WordPress (p. ex. Limpeza) com o shortcode [jetbookin_housekeeping] e publique-a.
2. Em Utilizadores → Adicionar novo, crie um utilizador para cada empregada de limpeza com a função Empregado(a) de limpeza.
3. Dê-lhes o endereço da página. Depois de iniciarem sessão, as empregadas de limpeza vão diretamente para a lista.

As empregadas de limpeza só veem e atualizam esta lista – estados e notas, dia a dia, filtrada por Por limpar, Chegadas ou Todos. Não podem abrir o painel nem ver os contactos dos hóspedes. Depois de a página existir, o ecrã de Limpeza mostra o respetivo endereço no fim.

Proprietários e extratos Pro

Para gestores que arrendam moradias e apartamentos em nome dos proprietários. Ative Proprietários e extratos em Definições → Módulos e depois abra Receita → Proprietários.

Adicionar um proprietário

1. Clique em Adicionar proprietário e introduza o E-mail, o Nome próprio e o Apelido.
2. Se já existir um utilizador do WordPress com esse e-mail, passa a ser proprietário. Caso contrário, é criada uma conta nova (função Proprietário do alojamento) e o WordPress envia-lhe por e-mail um link para definir a palavra-passe.

Alojamentos e comissão

Abra o proprietário e vá a Alojamentos e comissão → Associar um alojamento ou unidade:

• Alojamento e Unidade: associe o alojamento inteiro (todas as unidades) ou uma só unidade. Uma unidade associada individualmente prevalece sobre a associação ao alojamento inteiro – p. ex. uma moradia de um complexo com outro proprietário.
• A sua comissão: % da receita de alojamento, … por reserva (cobrada no mês do check-in) ou … por noite.
• Taxas fixas mensais: deduzidas de cada extrato mensal, p. ex. uma taxa de gestão ou de manutenção da piscina.
• Notas internas: não são mostradas ao proprietário.

A receita de alojamento exclui a ΤΑΚΚ e a taxa municipal: são entregues às autoridades e nunca pagas ao proprietário. As noites reservadas noutras plataformas através da sincronização de calendários não têm receita conhecida nem comissão.

O extrato mensal

O separador Extrato mensal abre no mês passado. Lista cada estadia (unidade, datas, noites no mês, receita de alojamento, impostos de estadia, comissão, líquido) e os totais:

Pagamento = receita de alojamento + taxas de cancelamento retidas − comissão − taxas mensais ± ajustes.

• A receita é contada pelas noites passadas no mês: uma estadia que abrange dois meses é dividida por noites.
• As reservas canceladas só aparecem quando foi retida uma taxa de cancelamento.
• Ajustes: acrescente uma descrição e um montante para o mês. Os montantes negativos são deduzidos (reparações, limpeza, material – p. ex. Fatura do canalizador n.º 123, -50); os positivos são somados (p. ex. um reembolso devido ao proprietário).
• Transferir CSV e Imprimir.

Pagar ao proprietário

Depois de pagar ao proprietário, escreva uma Referência do pagamento (opcional) e clique em Marcar … como pago. O mês fica então bloqueado: para alterar ajustes, tem primeiro de Anular o pagamento. Se as reservas mudarem depois de ter pago, o extrato indica o valor a que passa a corresponder. O separador Pagamentos lista cada pagamento com o mês, o montante, a data e a referência.

A página própria dos proprietários

Crie uma página com o shortcode [jetbookin_owner]. Os proprietários iniciam sessão aí e veem os seus extratos (estadias, receita de alojamento, comissão, pagamento, pago ou não, com download em CSV) e um calendário de ocupação das suas unidades. Nunca veem outros proprietários, os contactos dos hóspedes nem as suas definições.

Registo de atividade

Receita → Relatórios → Registo de atividade mostra quem alterou o quê e quando: reservas criadas, mudanças de estado, mudanças de datas, pagamentos registados e pedidos, edições de hóspedes, alterações de tarifas e disponibilidade, planos tarifários, estados de limpeza, avaliações, definições guardadas e módulos ativados ou desativados. Cada linha mostra a hora, o que aconteceu (as reservas abrem ao clicar) e quem o fez – o nome de um utilizador, Hóspede ou Automático para tarefas em segundo plano.

Filtre com Mostrar (Toda a atividade, Reservas, Tarifas e disponibilidade, Planos tarifários, Limpeza, Avaliações, Definições) e De / Até. Cada reserva mostra também o seu próprio histórico no fim do painel.

Perguntas

Porque é que a receita de alojamento é inferior aos totais das minhas reservas?

Os Relatórios, os Canais e os extratos de proprietários deixam de fora os impostos de estadia (ΤΑΚΚ, taxa municipal) – não são rendimento seu. Contam também apenas as noites dentro do período.

As minhas noites do Airbnb contam na ocupação, mas não na receita.

A sincronização de calendários só traz datas. Complete a estadia em Calendário → Calendário de quartos (Pro) para acrescentar os valores.

Não há botão de WhatsApp junto a uma chegada.

A reserva não tem número de telefone ou é uma estadia de amigos e família. Adicione o número com o indicativo do país.

Marquei um quarto como fora de serviço, mas foi reservado.

Fora de serviço não fecha o quarto. Feche também as datas em Tarifas e disponibilidade.

Uma empregada de limpeza vê “Não tem acesso à lista de limpeza”.

O utilizador precisa da função Empregado(a) de limpeza (ou de acesso ao painel) e o módulo Limpeza tem de estar ativado.

Como oculto os meus pagamentos de teste?

Em Pagamentos, defina Teste ou real como Só reais.