Primeiros passos

Tudo o que precisa para passar do ficheiro zip do plugin a uma primeira reserva de teste: o que o seu servidor precisa, o que a ativação cria, uma visita guiada ao painel, uma lista de configuração pela ordem certa e como funcionam os planos, as licenças e as atualizações.

Requisitos

• WordPress 6.3 ou mais recente (testado até à 6.8).
• PHP 8.0 ou mais recente.
• HTTPS no site. Os pagamentos com cartão e a página da reserva do hóspede precisam dele.
• Qualquer tema. O Elementor é opcional: o JetBookIn tem os seus próprios widgets Elementor, e cada widget existe também como shortcode para o editor de blocos ou para qualquer outro construtor de páginas.
• Polylang ou WPML se o site estiver em mais de um idioma (opcional). O JetBookIn fala inglês e grego de origem.
• Acesso ao painel do seu alojamento web para adicionar uma tarefa cron do servidor num site em produção (ver o passo 11). Demora dois minutos e mantém a horas as importações de calendários, os lembretes e as cobranças automáticas.

Dica: instale primeiro o JetBookIn numa cópia de testes, se tiver uma. As funcionalidades Pro também precisam de licença aí, tal como no site em produção (ver Sites locais e de testes).

Instalar e ativar

1. Descarregue o zip do plugin (jetbookin-x.y.z.zip) a partir da sua conta em jetbookin.com.
2. No WordPress, vá a Plugins → Adicionar novo → Carregar plugin.
3. Escolha o zip, clique em Instalar agora e depois em Ativar.
4. Aparece um item JetBookIn no menu de administração do WordPress, perto do topo. Clique nele para abrir o painel.

Se vir o aviso JetBookIn: faltam dependências, o zip que carregou não é uma versão de lançamento (por exemplo, uma cópia do código-fonte). Descarregue novamente o zip da versão e carregue esse.

O que a ativação cria

Ao ativar o plugin, ele prepara tudo aquilo de que precisa. Não tem de criar nada disto à mão.

• Uma página “Confirmação de reserva”, publicada, com o shortcode [jetbookin_confirmation]. Os hóspedes chegam aqui depois de pagar, e as ligações nos e-mails abrem aqui a página da reserva do hóspede. O ID dela fica guardado em Definições → Geral → ID da página de confirmação da reserva. Se essa definição já apontar para uma página existente (por exemplo, depois de reativar), não é criada uma segunda página. Mantenha esta página publicada; pode mudar-lhe o nome, traduzi-la ou desenhá-la com o Elementor.
• As suas próprias tabelas na base de dados para disponibilidade, tarifas, reservas, pagamentos e calendários. Os alojamentos e os tipos de quarto são conteúdo normal do WordPress (por isso temas, plugins de SEO e o Elementor funcionam com eles); os seus endereços públicos começam por /property/ e /room/.
• Três funções de utilizador:
  • Gestor de reservas: pode usar o painel do JetBookIn e carregar fotografias, sem ser administrador do WordPress. Atribua-a ao pessoal da receção.
  • Empregado(a) de limpeza: vê apenas a lista de limpeza (Pro).
  • Proprietário do alojamento: vê apenas os seus próprios extratos e o calendário de ocupação (Pro, módulo Proprietários).

  Os administradores têm acesso ao JetBookIn automaticamente.

• Os endereços dos feeds de calendário que o Booking.com, o Airbnb e outras plataformas leem (um por unidade).

As páginas de reserva que os seus hóspedes usam (pesquisa, resultados, caixa de reserva do quarto) não são criadas por si, porque cada site tem um design diferente. Adiciona-as no passo 8 da lista.

Uma visita ao painel

Todo o negócio de reservas vive num único ecrã, JetBookIn, no menu de administração. No topo há seis grupos; quando um grupo tem mais de um ecrã, estes aparecem numa segunda linha de separadores por baixo. Os mesmos seis grupos estão listados em JetBookIn no menu de administração do WordPress, para poder ir diretamente a eles.

Algumas coisas funcionam em todo o painel:

• Seletor de alojamento. Com mais de um alojamento, um menu no canto superior esquerdo permite escolher um alojamento ou Todos os alojamentos. Os ecrãs passam então a mostrar só os quartos desse alojamento. Com um único alojamento, aparece o nome dele.
• Ver site ↗, no canto superior direito, abre o seu website num novo separador.
• Painéis laterais. Adicionar ou editar algo (um tipo de quarto, um plano tarifário, uma época) abre um painel à direita. Nada fica guardado até clicar em Guardar.
• Faixas vermelhas e amarelas no topo avisam sobre o que impede os hóspedes de reservar, por exemplo Os hóspedes não podem reservar 2 tarifas online (uma tarifa pede um sinal mas não há nenhum método de pagamento configurado), As tarefas em segundo plano não estão a ser executadas a tempo ou Os hóspedes não conseguem reservar com muita antecedência (os seus preços estão a acabar).
• Depois de uma atualização, um painel deixado aberto num separador do navegador diz O JetBookIn foi atualizado para a versão … Recarregue a página para usar a nova versão. Clique em Recarregar.

Lista de configuração: do primeiro alojamento à primeira reserva de teste

Siga estes passos pela ordem. Para um alojamento pequeno (uma moradia ou dois ou três apartamentos) demora cerca de uma hora; para um hotel de 20 quartos com vários tipos de quarto e tarifas, reserve uma tarde.

1. Verifique a moeda

Abra Definições → Geral e verifique Moeda (código ISO). Por predefinição é EUR. Altere-a antes de introduzir quaisquer preços (por exemplo GBP ou CHF) e depois clique em Guardar definições. As reservas são sempre cobradas nesta moeda.

2. Adicione o seu alojamento

Abra Alojamento e clique em + Adicionar alojamento. Preencha pelo menos o nome, o telefone, o e-mail, a morada, o país, as horas de check-in e check-out e, se o seu país o exigir, o número de registo. Depois verifique o separador Impostos e taxas. Todos os campos estão explicados em Alojamento, quartos e unidades.

3. Adicione os seus tipos de quarto

Clique em + Adicionar tipo de quarto uma vez para cada tipo de quarto que vende: “Suíte Deluxe com vista mar”, “Apartamento T2”, “Villa Elia”. Dê a cada um as suas fotografias, comodidades, camas, área e, no separador Hóspedes e taxas, quantos hóspedes aceita. Quando guarda um novo tipo de quarto, o JetBookIn cria-o com 1 unidade e uma tarifa standard, para poder ter preço de imediato.

4. Adicione uma unidade por cada quarto real

Uma unidade é um quarto, apartamento ou moradia física que vende. Um hotel com oito quartos duplos iguais tem um tipo de quarto (“Quarto duplo”) com oito unidades (“Quarto 101” … “Quarto 108”). Três apartamentos diferentes são normalmente três tipos de quarto com uma unidade cada. No cartão de cada tipo de quarto clique em + Adicionar unidade e mude o nome das unidades para os números dos seus quartos. A disponibilidade e a sincronização de calendários contam-se por unidade.

5. Configure os seus planos tarifários

A Tarifa standard automática é paga na totalidade no ato da reserva e não tem custo de cancelamento. Abra-a com Editar e dê-lhe a sua verdadeira política de cancelamento e o seu sinal. Adicione mais tarifas se quiser, por exemplo uma tarifa flexível com 30% de sinal e outra mais barata não reembolsável. Ver Planos tarifários.

6. Ponha preços no calendário

Um tipo de quarto só pode ser reservado em datas que tenham preço. Abra Calendário → Tarifas e disponibilidade, clique em Edição em massa, escolha as datas, os quartos e as tarifas e introduza o preço por noite e a estadia mínima. Ou crie Calendário → Épocas (Época alta, Época baixa…) com os respetivos preços. Depois ligue Definições → Geral → Manter o calendário aberto para que as datas nunca se esgotem. Ver Tarifas e disponibilidade.

7. Configure os pagamentos

Abra Definições → Pagamentos e configure os métodos que usa: Stripe, Viva Wallet, o gateway de cartões de um banco grego (Cardlink / Nexi / Worldline), PayPal, transferência bancária ou pagamento no alojamento. Por agora, deixe-os em modo Teste / sandbox. Ver Pagamentos.

Importante: se uma tarifa pede um sinal e não há nenhum método de pagamento configurado, os hóspedes não podem reservar essa tarifa online; o painel mostra uma faixa vermelha até resolver o problema.

8. Ponha o motor de reservas no seu website

Crie uma página, por exemplo Reservar, e adicione-lhe a barra de pesquisa e os resultados: com o Elementor, arraste os widgets da categoria JetBookIn; com qualquer outro editor, use os shortcodes [jetbookin_search] e [jetbookin_results]. As páginas dos quartos recebem uma caixa de reserva com calendário. Depois introduza o ID dessa página em Definições → Geral → ID da página de checkout, para que Reservar, na caixa de reserva de um quarto, continue aí. Todos os widgets e opções estão em Shortcodes e widgets.

9. Ligue as suas plataformas

Se também vende no Booking.com, Airbnb, Vrbo ou Expedia, abra Calendário → Canais e ligue cada unidade a cada plataforma nos dois sentidos, para que uma reserva em qualquer lado feche as datas em todo o lado. Ver Sincronização de calendários.

10. Verifique os e-mails

No ecrã Definições, secção E-mails, defina o nome e o endereço do remetente e a cor do cabeçalho. Depois abra o ecrã E-mails (o segundo separador do grupo Definições) e leia os e-mails para hóspedes. Se os e-mails não chegarem, envie-os através da sua caixa de correio em E-mail de saída (SMTP), na mesma secção. Ver E-mails.

11. Adicione a tarefa cron do servidor (sites em produção)

As importações de calendários, os lembretes e as cobranças automáticas do saldo correm em segundo plano. O WordPress só executa tarefas em segundo plano quando alguém visita o site, por isso numa noite calma podem atrasar-se. Abra Definições → Sistema: o cartão Tarefas em segundo plano mostra se as tarefas correm a horas e a linha exata a dar ao seu fornecedor de alojamento web, por exemplo:

*/5 * * * * cd /path/to/wordpress && wp jetbookin run-jobs --quiet

Adicione-a na secção de tarefas cron do painel do seu alojamento web, a cada 5 minutos. Sem WP-CLI no servidor, também funciona uma tarefa cron que abra o endereço wp-cron.php do seu site a cada 5 minutos (o cartão mostra também esse endereço).

12. Ative a sua licença

Se comprou o Pro ou o Pacote Grécia, abra Definições → Licença, cole a chave e clique em Ativar. Ver Ativar a sua licença.

13. Faça uma reserva de teste

1. Com os pagamentos ainda em modo de teste, abra o seu site numa janela privada do navegador e reserve um quarto como faria um hóspede. Use o cartão de teste do fornecedor de pagamentos.
2. Verifique se a reserva aparece em Reservas → Reservas e em Hoje.
3. Verifique se chegaram o e-mail de confirmação do hóspede e o seu e-mail Nova reserva.
4. Verifique se as datas estão fechadas em Calendário → Tarifas e disponibilidade e, depois da sincronização seguinte, nas suas plataformas.
5. Cancele a reserva de teste e depois passe os métodos de pagamento para Em produção.

Planos: Core, Pro e o Pacote Grécia

O JetBookIn existe em dois planos, com pacotes por país que se juntam a qualquer um deles.

Core

A base gratuita. Um site com o Core recebe reservas diretas do princípio ao fim: alojamentos, tipos de quarto, unidades e planos tarifários; a grelha de tarifas e disponibilidade, as épocas, o preenchimento de intervalos e o calendário contínuo; a sincronização de calendários nos dois sentidos; todos os métodos de pagamento com sinal; o calendário dos quartos e as reservas; os widgets de pesquisa, resultados e reserva para os hóspedes. Estes módulos fazem parte do Core:

• Gestão de reservas pelos hóspedes: os hóspedes consultam, pagam e cancelam a sua reserva online.
• Políticas de cancelamento: regras de penalização por plano tarifário, com cálculo automático do reembolso.
• Ferramentas RGPD: consentimento, exportação e eliminação de dados, anonimização automática.
• Modelos de e-mail: e-mails editáveis para hóspedes e para a equipa, por idioma, e lembretes.

Pro

Tudo o que o Core inclui, mais estes módulos:

A garantia de cartão (o hóspede guarda um cartão no Stripe quando não paga nada adiantado) também é uma funcionalidade Pro.

Pacote Grécia Pacote Grécia

As regras que só se aplicam num país vêm num pacote para esse país, que se junta a qualquer um dos planos. O Pacote Grécia acrescenta:

• Conformidade grega: o relatório mensal do ΤΑΚΚ, exportações para o contabilista e o e-mail mensal para o seu contabilista.
• Faturação myDATA (AADE): emissão de recibos, faturas e documentos do ΤΑΚΚ diretamente no myDATA da AADE.

Ambos estão desligados por predefinição. Sem o pacote, o ΤΑΚΚ continua a ser somado aos preços dos hóspedes (com as Taxas turísticas do Pro) e os números de registo continuam a aparecer. Ver Grécia.

Um ecrã cuja funcionalidade a sua licença não inclui continua a aparecer no menu com um selo Pro ou Complemento. Ao abri-lo, aparece Esta é uma funcionalidade JetBookIn Pro., com Ver planos e Introduzir chave de licença.

Ligar e desligar módulos

Definições → Módulos lista todas as funcionalidades agrupadas por área (Hóspedes, Pagamentos, Receita, Operações, Conformidade e impostos, Pacotes por país), cada uma com o que faz, o seu nível (Incluído, Pro ou o pacote do país) e um interruptor. A linha no topo diz quantos módulos estão ligados.

• Desligue o que não usa. Os seus ecrãs e definições desaparecem; nada é eliminado. Voltar a ligá-lo traz tudo de volta.
• Quando um módulo está ligado, o botão à direita leva-o ao sítio onde se configura, por exemplo Configura-se em Alojamento → Planos tarifários para as políticas de cancelamento, ou diz Nada a configurar.
• Um módulo que a sua licença não cobre tem o interruptor a cinzento e diz Requer uma licença Pro. ou Requer o pacote Grécia na sua licença., com Ver planos.
• Os pacotes de países onde não tem nenhum alojamento ficam escondidos; Pacotes para outros países mostra-os.

Ativar a sua licença

O Core funciona sem chave de licença. Para o Pro ou para um pacote por país:

1. Abra Definições → Licença. Só os administradores do WordPress podem alterar a licença; os Gestores de reservas veem o seu estado.
2. Cole a sua chave em Chave de licença (tem o aspeto XXXX-XXXX-XXXX) e clique em Ativar.
3. O cartão mostra o estado (Ativa), o plano (Plano Pro), a data até à qual recebe atualizações e os seus complementos (por exemplo Complementos: Pacote Grécia).

Com uma chave ativa, o cartão oferece:

• Verificar agora: pergunta a jetbookin.com qual o estado atual da licença (útil logo depois de renovar ou fazer upgrade). O site também verifica sozinho uma vez por dia.
• Alterar chave: ativa outra chave. O lugar da chave antiga para este site fica livre.
• Desativar neste site: retira a licença deste site para a poder usar noutro.
• Renovar licença e Mais sites ou Pro: abrem a loja jetbookin.com com a sua chave já preenchida.

Mensagens possíveis ao ativar:

Quando uma licença expira

Uma licença dura o período pago. Eis o que acontece perto da data de fim:

1. 30 dias antes, o ecrã Hoje diz A sua licença JetBookIn expira a …, daqui a N dias. Renove-a para manter as funções Pro e as atualizações.
2. Na data de expiração, as atualizações param. As funcionalidades Pro e os complementos continuam a funcionar durante um período de tolerância de 14 dias, para que um pagamento de renovação falhado não estrague o site de um dia para o outro. Hoje diz Renove até …, ou as funções Pro desligam-se e o site continua com o Core gratuito.
3. Passados os 14 dias, as funcionalidades Pro e os complementos desligam-se e o site funciona com o Core. As reservas, o calendário, os pagamentos, a sincronização de calendários e os e-mails básicos continuam. Nada é eliminado: as suas promoções, extras, definições de impostos e tudo o resto ficam guardados.
4. Renovar (o botão Renovar licença) volta a ligar tudo de imediato. Clique em Verificar agora em Definições → Licença se isso não acontecer dentro de poucos minutos.

Importante: com as Taxas turísticas desligadas, deixa de se cobrar aos hóspedes o ΤΑΚΚ, o IVA ou outras taxas, mas na Grécia continua a dever o ΤΑΚΚ por cada noite. O ecrã Hoje mostra um aviso para os alojamentos gregos nessa situação.

Uma licença desativada ou reembolsada perde as funcionalidades Pro de imediato, sem período de tolerância.

Se o seu servidor não conseguir contactar jetbookin.com durante algum tempo (uma falha, uma firewall), nada muda: a última licença confirmada continua válida durante 45 dias. Só depois disso o estado passa a Não foi possível verificar durante muito tempo e as funcionalidades Pro ficam em pausa até o site conseguir verificar de novo.

Atualizações

• As atualizações chegam ao WordPress como as de qualquer outro plugin: Painel → Atualizações ou Plugins mostra a nova versão e clica em Atualizar agora (ou liga as atualizações automáticas para o JetBookIn).
• Vêm de jetbookin.com e precisam de uma licença ativa e dentro do prazo de validade. Uma licença expirada mantém a versão que tem; não recebe versões novas.
• As alterações à base de dados correm sozinhas da primeira vez que a nova versão é carregada. Não precisa de desativar nem de reativar.
• Leia o que mudou no registo de alterações antes de atualizar um site com muito movimento, e atualize fora da hora de ponta dos check-outs da manhã.

Sites locais e de testes

Uma cópia local ou de testes é um site como outro qualquer: o Core gratuito funciona aí sem chave, enquanto as funcionalidades Pro e os complementos precisam de licença, qualquer que seja o endereço (localhost, .local, staging. e assim por diante). Duas formas de testar o Pro numa cópia:

• ative a sua chave na cópia enquanto testa, depois clique em Desativar aí e ative-a no site em produção – a licença de um site pode ser movida as vezes que for preciso;
• use um plano com espaço para mais do que um site, para que a cópia e o site em produção tenham licença ao mesmo tempo.

Dica: quando copia um site de testes para o domínio em produção, a licença não passa automaticamente com ele (está associada ao endereço). Abra Definições → Licença no site em produção e ative lá a chave.

Desativar e desinstalar

• Desativar o plugin para as suas tarefas em segundo plano e retira os widgets de reserva das suas páginas. Todos os dados ficam; reativar traz tudo de volta.
• Eliminar o plugin mantém as suas reservas, tarifas e calendários na base de dados, a menos que tenha marcado Definições → Sistema → Desinstalar → Eliminar todos os dados do JetBookIn (reservas, tarifas, calendários) quando o plugin for eliminado. Está desligado por predefinição. Marque-o só quando quiser mesmo apagar tudo, e exporte primeiro o que precisar.

Próximos passos

• Alojamento, quartos e unidades: todos os campos do seu alojamento e dos tipos de quarto.
• Tarifas e disponibilidade: planos tarifários, regras de cancelamento, a grelha, épocas e promoções.
• Pagamentos: Stripe, Viva Wallet, gateways de bancos gregos, PayPal, transferência bancária, depósitos e reembolsos.
• Sincronização de calendários: Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia e Google.
• Shortcodes e widgets: o motor de reservas nas suas páginas.
• Reservas e hóspedes: reservas, o calendário dos quartos e as mensagens aos hóspedes.
• E-mails, Relatórios e ferramentas, Definições e opções avançadas.
• Grécia: ΤΑΚΚ, ΑΜΑ, declarações de estadia e myDATA.

Perguntas

Preciso do Elementor?

Não. Cada widget Elementor existe também como shortcode, que funciona no editor de blocos e noutros construtores de páginas.

Posso experimentar o Pro antes de comprar?

Sim: todas as funcionalidades Pro estão ativas no hotel de demonstração em jetbookin.com, onde pode fazer uma reserva, pagar com cartões de teste Stripe e explorar o painel. No seu próprio site, o Pro precisa de licença, também numa cópia local ou de testes (ver Sites locais e de testes).

Eliminei sem querer a página Confirmação de reserva. E agora?

Crie uma nova página com o shortcode [jetbookin_confirmation] (ou o widget Confirmação de reserva), publique-a e introduza o ID dela em Definições → Geral → ID da página de confirmação da reserva. Encontra o ID de uma página na barra de endereço quando a edita (post=123).

Porque é que um novo tipo de quarto não aparece nos resultados de pesquisa?

Ainda não tem preços, ou a sua visibilidade está em Rascunho. Adicione preços em Calendário → Tarifas e disponibilidade e verifique Visibilidade no separador Detalhes do tipo de quarto.

O meu rececionista pode usar o painel sem ser administrador?

Sim. Atribua ao utilizador WordPress dele a função Gestor de reservas. Poderá trabalhar com reservas, tarifas e o alojamento, mas não poderá alterar a licença nem as chaves dos fornecedores de pagamento.

O que acontece às reservas se a minha licença expirar?

Nada. As reservas, os pagamentos, o calendário e a sincronização de calendários continuam a funcionar com o Core. Só as funcionalidades Pro se desligam, 14 dias depois da data de expiração, e voltam quando renovar.

Mudei o site para um novo domínio e as funcionalidades Pro pararam.

A licença está associada ao endereço do site. Abra Definições → Licença no novo endereço e ative novamente a chave. Se o site antigo ainda existir, desative-a primeiro lá, para que não ocupe um dos seus lugares de sites.