Premiers pas

Tout ce qu’il faut pour passer du fichier zip de l’extension à une première réservation de test : ce dont votre serveur a besoin, ce que l’activation met en place, une visite du tableau de bord, une liste de mise en route dans le bon ordre, et le fonctionnement des offres, des licences et des mises à jour.

Prérequis

• WordPress 6.3 ou plus récent (testé jusqu’à la version 6.8).
• PHP 8.0 ou plus récent.
• HTTPS sur le site. Les paiements par carte et la page de réservation du client en ont besoin.
• N’importe quel thème. Elementor est facultatif : JetBookIn a ses propres widgets Elementor, et chaque widget existe aussi sous forme de shortcode pour l’éditeur de blocs ou tout autre constructeur de pages.
• Polylang ou WPML si le site est en plusieurs langues (facultatif). JetBookIn parle anglais et grec dès l’installation.
• Un accès au panneau de votre hébergeur pour ajouter une tâche cron serveur sur un site en production (voir l’étape 11). Cela prend deux minutes et garantit que les imports de calendriers, les rappels et les prélèvements automatiques partent à l’heure.

Astuce : installez d’abord JetBookIn sur une copie de préproduction si vous en avez une. Les fonctions Pro y demandent aussi une licence, comme sur le site en ligne (voir Sites locaux et de préproduction).

Installer et activer

1. Téléchargez le zip de l’extension (jetbookin-x.y.z.zip) depuis votre compte jetbookin.com.
2. Dans WordPress, allez dans Extensions → Ajouter une extension → Téléverser une extension.
3. Choisissez le zip, cliquez sur Installer maintenant, puis sur Activer.
4. Un élément JetBookIn apparaît dans le menu d’administration de WordPress, vers le haut. Cliquez dessus pour ouvrir le tableau de bord.

Si vous voyez l’avertissement JetBookIn : des dépendances sont manquantes, le zip envoyé n’est pas une version publiée (par exemple une copie du code source). Téléchargez à nouveau le zip de la version et envoyez celui-là.

Ce que crée l’activation

L’activation de l’extension met en place tout ce dont elle a besoin. Vous n’avez rien à créer à la main.

• Une page « Confirmation de réservation », publiée, qui contient le shortcode [jetbookin_confirmation]. Les clients y arrivent après avoir payé, et les liens des e-mails y ouvrent la page de réservation du client. Son ID est enregistré dans Réglages → Général → ID de la page de confirmation de réservation. Si ce réglage pointe déjà vers une page existante (par exemple après une réactivation), aucune deuxième page n’est créée. Laissez cette page publiée ; vous pouvez la renommer, la traduire ou la mettre en forme avec Elementor.
• Ses propres tables dans la base de données pour les disponibilités, les tarifs, les réservations, les paiements et les calendriers. Les établissements et les types de chambre sont des contenus WordPress ordinaires (les thèmes, les extensions SEO et Elementor fonctionnent donc avec eux) ; leurs adresses publiques commencent par /property/ et /room/.
• Trois rôles utilisateur :
  • Gestionnaire des réservations : peut utiliser le tableau de bord JetBookIn et téléverser des photos sans être administrateur WordPress. Attribuez-le au personnel de la réception.
  • Personnel de ménage : ne voit que la liste du ménage (Pro).
  • Propriétaire de l’établissement : ne voit que ses propres relevés et son calendrier d’occupation (Pro, module Propriétaires).

  Les administrateurs ont accès à JetBookIn automatiquement.

• Les adresses des flux de calendrier que lisent Booking.com, Airbnb et les autres plateformes (une par logement).

Les pages de réservation qu’utilisent vos clients (recherche, résultats, encart de réservation de la chambre) ne sont pas créées pour vous, car chaque site a son propre design. Vous les ajoutez à l’étape 8 de la liste.

Visite du tableau de bord

Toute votre activité de réservation tient sur un seul écran, JetBookIn dans le menu d’administration. En haut figurent six groupes ; quand un groupe compte plusieurs écrans, ceux-ci apparaissent dans une seconde rangée d’onglets juste en dessous. Les six mêmes groupes sont listés sous JetBookIn dans le menu d’administration de WordPress, pour y accéder directement.

Quelques éléments fonctionnent partout dans le tableau de bord :

• Sélecteur d’établissement. Si vous avez plusieurs établissements, un menu en haut à gauche permet d’en choisir un ou Tous les établissements. Les écrans n’affichent alors que les chambres de cet établissement. Avec un seul établissement, c’est son nom qui s’affiche.
• Voir le site ↗, en haut à droite, ouvre votre site dans un nouvel onglet.
• Panneaux latéraux. Ajouter ou modifier un élément (un type de chambre, un plan tarifaire, une saison) ouvre un panneau à droite. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué sur Enregistrer.
• Les bandeaux rouges et orange en haut signalent ce qui empêche les clients de réserver, par exemple Les clients ne peuvent pas réserver 2 tarifs en ligne. (un tarif demande un acompte mais aucun moyen de paiement n’est configuré), Les tâches en arrière-plan ne s’exécutent pas à l’heure. ou Les clients ne peuvent pas réserver longtemps à l’avance (vos prix arrivent bientôt à leur fin).
• Après une mise à jour, un tableau de bord resté ouvert dans un onglet affiche JetBookIn a été mis à jour en … Rechargez la page pour utiliser la nouvelle version. Cliquez sur Recharger.

Mise en route : du premier établissement à la première réservation de test

Suivez ces étapes dans l’ordre. Pour un petit établissement (une villa, ou deux ou trois appartements), comptez environ une heure ; pour un hôtel de 20 chambres avec plusieurs types de chambre et plusieurs tarifs, prévoyez un après-midi.

1. Vérifiez la devise

Ouvrez Réglages → Général et vérifiez Devise (code ISO). Par défaut, c’est EUR. Changez-la avant de saisir le moindre prix (par exemple GBP ou CHF), puis cliquez sur Enregistrer les réglages. Les réservations sont toujours encaissées dans cette devise.

2. Ajoutez votre établissement

Ouvrez Établissement et cliquez sur + Ajouter un établissement. Renseignez au minimum le nom, le téléphone, l’e-mail, l’adresse, le pays, les heures d’arrivée et de départ et, si votre pays l’exige, le numéro d’enregistrement. Vérifiez ensuite l’onglet Taxes et frais. Chaque champ est expliqué dans Établissement, chambres et logements.

3. Ajoutez vos types de chambre

Cliquez sur + Ajouter un type de chambre une fois pour chaque sorte de chambre que vous vendez : « Suite Deluxe vue mer », « Appartement deux chambres », « Villa Elia ». Donnez à chacun ses photos, ses équipements, ses lits, sa surface et, dans l’onglet Personnes et suppléments, le nombre de personnes qu’il peut accueillir. Quand vous enregistrez un nouveau type de chambre, JetBookIn le crée avec 1 logement et un tarif standard, pour que vous puissiez lui donner un prix tout de suite.

4. Ajoutez un logement par chambre réelle

Un logement est une chambre, un appartement ou une villa que vous vendez physiquement. Un hôtel avec huit chambres doubles identiques a un type de chambre (« Chambre double ») avec huit logements (« Chambre 101 » … « Chambre 108 »). Trois appartements différents correspondent en général à trois types de chambre avec un logement chacun. Sur la fiche de chaque type de chambre, cliquez sur + Ajouter un logement et renommez les logements avec vos numéros de chambre. Les disponibilités et la synchronisation des calendriers sont comptées par logement.

5. Configurez vos plans tarifaires

Le Tarif standard créé automatiquement est payé intégralement à la réservation et n’a pas de frais d’annulation. Ouvrez-le avec Modifier et donnez-lui vos vraies conditions d’annulation et votre acompte. Ajoutez d’autres tarifs si vous le souhaitez, par exemple un tarif flexible avec 30 % d’acompte et un tarif non remboursable moins cher. Voir Plans tarifaires.

6. Mettez des prix dans le calendrier

Un type de chambre n’est réservable qu’aux dates qui ont un prix. Ouvrez Calendrier → Tarifs et disponibilités, cliquez sur Modification groupée, choisissez vos dates, vos chambres et vos tarifs, puis saisissez le prix par nuit et la durée minimale de séjour. Vous pouvez aussi créer des Calendrier → Saisons (haute saison, basse saison…) avec leurs prix. Activez ensuite Réglages → Général → Garder le calendrier ouvert pour que les dates ne s’épuisent jamais. Voir Tarifs et disponibilités.

7. Configurez les paiements

Ouvrez Réglages → Paiements et configurez les moyens que vous utilisez : Stripe, Viva Wallet, la passerelle de paiement par carte d’une banque grecque (Cardlink / Nexi / Worldline), PayPal, le virement bancaire ou le paiement sur place. Laissez-les en mode Test / sandbox pour l’instant. Voir Paiements.

Important : si un tarif demande un acompte et qu’aucun moyen de paiement n’est configuré, les clients ne peuvent pas réserver ce tarif en ligne ; le tableau de bord affiche un bandeau rouge tant que ce n’est pas corrigé.

8. Installez le moteur de réservation sur votre site

Créez une page, par exemple Réserver, et ajoutez-y la barre de recherche et les résultats : avec Elementor, faites glisser les widgets de la catégorie JetBookIn ; avec tout autre éditeur, utilisez les shortcodes [jetbookin_search] et [jetbookin_results]. Les pages des chambres reçoivent un encart de réservation avec un calendrier. Saisissez ensuite l’ID de cette page dans Réglages → Général → ID de la page de paiement, pour que le bouton Réserver de l’encart d’une chambre y mène. Tous les widgets et leurs options sont décrits dans Shortcodes et widgets.

9. Connectez vos plateformes

Si vous vendez aussi sur Booking.com, Airbnb, Vrbo ou Expedia, ouvrez Calendrier → Canaux et connectez chaque logement à chaque plateforme dans les deux sens : une réservation faite n’importe où fermera alors les dates partout. Voir Synchronisation des calendriers.

10. Vérifiez les e-mails

Sur l’écran Réglages, section E-mails, indiquez le nom et l’adresse de l’expéditeur et la couleur de l’en-tête. Ouvrez ensuite l’écran E-mails (le deuxième onglet du groupe Réglages) et relisez les e-mails destinés aux clients. Si les e-mails n’arrivent pas, envoyez-les par votre boîte mail avec E-mails sortants (SMTP), dans la même section. Voir E-mails.

11. Ajoutez la tâche cron serveur (sites en production)

Les imports de calendriers, les rappels et les prélèvements automatiques du solde s’exécutent en arrière-plan. WordPress ne lance les tâches en arrière-plan que lorsque quelqu’un visite le site : par une nuit calme, elles peuvent donc prendre du retard. Ouvrez Réglages → Système : la carte Tâches en arrière-plan indique si les tâches s’exécutent à l’heure et donne la ligne exacte à transmettre à votre hébergeur, par exemple :

*/5 * * * * cd /path/to/wordpress && wp jetbookin run-jobs --quiet

Ajoutez-la dans la section des tâches cron du panneau de votre hébergeur, toutes les 5 minutes. Si WP-CLI n’est pas installé sur le serveur, une tâche cron qui ouvre l’adresse wp-cron.php de votre site toutes les 5 minutes fonctionne aussi (la carte affiche également cette adresse).

12. Activez votre licence

Si vous avez acheté Pro ou le Pack Grèce, ouvrez Réglages → Licence, collez la clé et cliquez sur Activer. Voir Activer votre licence.

13. Faites une réservation de test

1. Avec les paiements toujours en mode test, ouvrez votre site dans une fenêtre de navigation privée et réservez une chambre comme le ferait un client. Utilisez la carte de test du prestataire de paiement.
2. Vérifiez que la réservation apparaît dans Réservations → Réservations et sur Aujourd’hui.
3. Vérifiez que l’e-mail de confirmation du client et votre e-mail Nouvelle réservation sont bien arrivés.
4. Vérifiez que les dates sont fermées dans Calendrier → Tarifs et disponibilités et, après la synchronisation suivante, sur vos plateformes.
5. Annulez la réservation de test, puis passez les moyens de paiement en mode Production.

Les offres : Core, Pro et le Pack Grèce

JetBookIn existe en deux offres, auxquelles peuvent s’ajouter des packs par pays.

Core

La base gratuite. Un site en Core prend des réservations directes de bout en bout : établissements, types de chambre, logements et plans tarifaires ; la grille des tarifs et disponibilités, les saisons, le comblement des trous et le calendrier glissant ; la synchronisation des calendriers dans les deux sens ; tous les moyens de paiement avec acomptes ; le calendrier des chambres et les réservations ; les widgets de recherche, de résultats et de réservation pour les clients. Ces modules font partie de Core :

• Gestion des réservations par les clients : les clients consultent, paient et annulent leur réservation en ligne.
• Conditions d’annulation : des règles de pénalité par plan tarifaire, avec calcul automatique du remboursement.
• Outils RGPD : consentement, export et effacement des données, anonymisation automatique.
• Modèles d’e-mails : e-mails aux clients et à l’équipe modifiables par langue, rappels.

Pro

Tout Core, plus ces modules :

La garantie par carte (le client enregistre une carte chez Stripe quand rien n’est payé d’avance) est aussi une fonction Pro.

Pack Grèce Pack Grèce

Les règles propres à un seul pays sont regroupées dans un pack pour ce pays, qui s’ajoute à l’une ou l’autre offre. Le Pack Grèce ajoute :

• Conformité grecque : le rapport mensuel de la ΤΑΚΚ, les exports pour le comptable et l’e-mail mensuel à votre comptable.
• Facturation myDATA (AADE) : l’émission des reçus, des factures et des documents de ΤΑΚΚ directement sur myDATA de l’AADE.

Les deux sont désactivés par défaut. Sans le pack, la ΤΑΚΚ est quand même ajoutée aux prix pour les clients (avec le module Taxes de séjour de Pro) et les numéros d’enregistrement sont quand même affichés. Voir Grèce.

Un écran dont la fonction n’est pas incluse dans votre licence reste visible dans le menu avec un badge Pro ou Module complémentaire. En l’ouvrant, vous lisez Ceci est une fonctionnalité JetBookIn Pro., avec Voir les offres et Saisir la clé de licence.

Activer et désactiver des modules

Réglages → Modules liste toutes les fonctions par domaine (Personnes, Paiements, Revenu, Exploitation, Conformité & taxes, Packs par pays), chacune avec ce qu’elle fait, son niveau (Inclus, Pro ou le pack du pays) et un interrupteur. La ligne du haut indique combien de modules sont activés.

• Désactivez ce que vous n’utilisez pas. Ses écrans et ses réglages disparaissent ; rien n’est supprimé. En le réactivant, tout revient.
• Quand un module est activé, le bouton à sa droite vous mène là où il se configure, par exemple Réglages dans Établissement → Plans tarifaires pour les conditions d’annulation, ou indique Rien à régler.
• Un module que votre licence ne couvre pas a un interrupteur grisé et affiche Nécessite une licence Pro. ou Nécessite le pack Grèce sur votre licence., avec Voir les offres.
• Les packs des pays où vous n’avez aucun établissement sont masqués ; Packs pour d’autres pays les affiche.

Activer votre licence

Core fonctionne sans clé de licence. Pour Pro ou un pack par pays :

1. Ouvrez Réglages → Licence. Seuls les administrateurs WordPress peuvent modifier la licence ; les Gestionnaires des réservations voient son état.
2. Collez votre clé dans Clé de licence (elle ressemble à XXXX-XXXX-XXXX) et cliquez sur Activer.
3. La carte affiche l’état (Active), l’offre (Offre Pro), la date jusqu’à laquelle vous recevez les mises à jour et vos modules complémentaires (par exemple Modules complémentaires : Pack Grèce).

Une fois la clé active, la carte propose :

• Vérifier maintenant : demande à jetbookin.com l’état actuel de la licence (utile juste après un renouvellement ou une montée en gamme). Le site vérifie aussi de lui-même une fois par jour.
• Changer de clé : activer une autre clé. L’emplacement qu’occupait ce site sur l’ancienne clé est libéré.
• Désactiver sur ce site : retire la licence de ce site pour pouvoir l’utiliser sur un autre.
• Renouveler la licence et Plus de sites ou Pro : ouvrent la boutique jetbookin.com avec votre clé déjà renseignée.

Messages possibles lors de l’activation :

Quand une licence expire

Une licence court pendant sa période payée. Voici ce qui se passe autour de la date de fin :

1. 30 jours avant, l’écran Aujourd’hui indique Votre licence JetBookIn expire le …, dans N jours. Renouvelez-la pour garder vos fonctions Pro et les mises à jour.
2. À la date d’expiration, les mises à jour s’arrêtent. Les fonctions Pro et les modules complémentaires continuent de fonctionner pendant un délai de grâce de 14 jours, pour qu’un paiement de renouvellement refusé ne casse pas le site du jour au lendemain. Aujourd’hui indique Renouvelez avant le …, sinon les fonctions Pro se désactivent et le site continue avec le Core gratuit.
3. Après ces 14 jours, les fonctions Pro et les modules complémentaires se désactivent et le site tourne avec Core. Les réservations, le calendrier, les paiements, la synchronisation des calendriers et les e-mails de base continuent. Rien n’est supprimé : vos promotions, vos extras, vos réglages de taxes et tout le reste sont conservés.
4. Le renouvellement (le bouton Renouveler la licence) réactive tout immédiatement. Cliquez sur Vérifier maintenant dans Réglages → Licence si cela ne se produit pas dans les minutes qui suivent.

Important : quand le module Taxes de séjour est désactivé, les clients ne paient plus la ΤΑΚΚ, la TVA ni les autres frais, mais en Grèce vous devez toujours la ΤΑΚΚ pour chaque nuitée. Aujourd’hui affiche un avertissement pour les établissements grecs dans cette situation.

Une licence désactivée ou remboursée perd les fonctions Pro immédiatement, sans délai de grâce.

Si votre serveur ne peut pas joindre jetbookin.com pendant un certain temps (une panne, un pare-feu), rien ne change : la dernière licence confirmée reste valable 45 jours. Ce n’est qu’ensuite que l’état indique Non vérifiée depuis longtemps et que les fonctions Pro sont suspendues jusqu’à ce que le site puisse de nouveau vérifier sa licence.

Mises à jour

• Les mises à jour arrivent dans WordPress comme pour n’importe quelle autre extension : Tableau de bord → Mises à jour ou Extensions affiche la nouvelle version et vous cliquez sur Mettre à jour maintenant (ou activez les mises à jour automatiques pour JetBookIn).
• Elles viennent de jetbookin.com et nécessitent une licence active et dont la date d’expiration n’est pas passée. Une licence expirée garde la version installée ; elle ne reçoit pas les nouvelles.
• Les modifications de la base de données s’exécutent d’elles-mêmes au premier chargement de la nouvelle version. Inutile de désactiver puis réactiver l’extension.
• Lisez le journal des modifications avant de mettre à jour un site très actif, et faites la mise à jour en dehors du rush des départs du matin.

Sites locaux et de préproduction

Une copie locale ou de préproduction est un site comme un autre : le Core gratuit y fonctionne sans clé, tandis que les fonctions Pro et les modules complémentaires demandent une licence, quelle que soit l’adresse (localhost, .local, staging., etc.). Deux façons de tester Pro sur une copie :

• activez votre clé sur la copie pendant vos essais, puis cliquez sur Désactiver et activez-la sur le site en ligne – la licence d’un site peut être déplacée aussi souvent que nécessaire ;
• choisissez une formule prévue pour plusieurs sites, afin que la copie et le site en ligne soient sous licence en même temps.

Astuce : quand vous copiez un site de préproduction sur le domaine définitif, la licence ne suit pas automatiquement (elle est liée à l’adresse). Ouvrez Réglages → Licence sur le site en production et activez-y la clé.

Désactiver et désinstaller

• Désactiver l’extension arrête ses tâches en arrière-plan et retire les widgets de réservation de vos pages. Toutes les données sont conservées ; une réactivation remet tout en place.
• Supprimer l’extension conserve vos réservations, vos tarifs et vos calendriers dans la base de données, sauf si vous avez coché Réglages → Système → Désinstallation → Supprimer toutes les données JetBookIn (réservations, tarifs, calendriers) lors de la suppression de l’extension. Cette option est désactivée par défaut. Ne la cochez que si vous voulez vraiment tout effacer, et exportez d’abord ce dont vous avez besoin.

Pour aller plus loin

• Établissement, chambres et logements : chaque champ de votre établissement et de vos types de chambre.
• Tarifs et disponibilités : plans tarifaires, règles d’annulation, la grille, les saisons et les promotions.
• Paiements : Stripe, Viva Wallet, passerelles des banques grecques, PayPal, virement bancaire, acomptes et remboursements.
• Synchronisation des calendriers : Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia et Google.
• Shortcodes et widgets : le moteur de réservation sur vos pages.
• Réservations et clients : les réservations, le calendrier des chambres et les messages aux clients.
• E-mails, Rapports et outils, Réglages avancés.
• Grèce : ΤΑΚΚ, ΑΜΑ, déclarations de séjour et myDATA.

Questions

Ai-je besoin d’Elementor ?

Non. Chaque widget Elementor existe aussi sous forme de shortcode, qui fonctionne dans l’éditeur de blocs et dans les autres constructeurs de pages.

Puis-je essayer Pro avant de l’acheter ?

Oui : toutes les fonctions Pro sont activées dans l’hôtel de démonstration sur jetbookin.com, où vous pouvez réserver, payer avec des cartes de test Stripe et parcourir le tableau de bord. Sur votre propre site, Pro demande une licence, y compris sur une copie locale ou de préproduction (voir Sites locaux et de préproduction).

J’ai supprimé la page de confirmation de réservation par erreur. Que faire ?

Créez une nouvelle page avec le shortcode [jetbookin_confirmation] (ou le widget Confirmation de réservation), publiez-la et saisissez son ID dans Réglages → Général → ID de la page de confirmation de réservation. L’ID d’une page figure dans la barre d’adresse quand vous la modifiez (post=123).

Pourquoi un nouveau type de chambre n’apparaît-il pas dans les résultats de recherche ?

Il n’a pas encore de prix, ou sa visibilité est sur Brouillon. Ajoutez des prix dans Calendrier → Tarifs et disponibilités et vérifiez Visibilité dans l’onglet Détails du type de chambre.

Ma réceptionniste peut-elle utiliser le tableau de bord sans être administratrice ?

Oui. Attribuez à son utilisateur WordPress le rôle Gestionnaire des réservations. Elle peut travailler sur les réservations, les tarifs et l’établissement, mais ne peut modifier ni la licence ni les clés des prestataires de paiement.

Qu’arrive-t-il aux réservations si ma licence expire ?

Rien. Les réservations, les paiements, le calendrier et la synchronisation des calendriers continuent de fonctionner avec Core. Seules les fonctions Pro se désactivent, 14 jours après la date d’expiration, et elles reviennent dès que vous renouvelez.

J’ai déplacé le site sur un nouveau domaine et les fonctions Pro se sont arrêtées.

La licence est liée à l’adresse du site. Ouvrez Réglages → Licence sur la nouvelle adresse et activez de nouveau la clé. Si l’ancien site existe encore, désactivez-la d’abord là-bas, pour qu’il n’occupe pas l’un de vos emplacements de site.