JetBookIn verschickt bei jedem Schritt einer Buchung E-Mails an Gäste und an Sie. Diese Seite listet jede E-Mail auf, sagt, wann sie verschickt wird, und erklärt, wie Sie Text, Sprache, Zeitpunkt und Aussehen ändern.
Wo die E-Mails zu finden sind
Gehen Sie zu JetBookIn → Einstellungen und öffnen Sie den Tab E-Mails. Die Seite enthält:
- oben rechts eine Sprachauswahl;
- An Gäste und An Mitarbeiter: jede E-Mail mit kurzer Beschreibung, der Angabe, ob sie den Standardtext verwendet oder Angepasst ist, einem Ein/Aus-Schalter und Bearbeiten;
- Zeitpunkt: wann die Erinnerungs-E-Mails verschickt werden.
Absendername und -adresse, die Adresse, die die E-Mails an Mitarbeiter empfängt, und die Kopfzeilenfarbe finden Sie im Tab Einstellungen, Abschnitt E-Mails (siehe Absender).
Die bearbeitbaren E-Mails gehören zum Modul E-Mail-Vorlagen (Core, standardmäßig an, Einstellungen → Module). Schalten Sie das Modul aus, werden die geplanten E-Mails – vor der Anreise, Erinnerung an die Restzahlung, Check-in-Anleitung und Bitte um Bewertung – nicht mehr verschickt.
E-Mails an Gäste
E-Mails an Gäste gehen an Buchungen über Ihre Website und an Buchungen, die Sie selbst mit der E-Mail-Adresse des Gastes eintragen. Gäste von Booking.com, Airbnb und anderen Plattformen erhalten automatisch nur die Check-in-Anleitung und die Anfrage der Ausweisdaten (über die Weiterleitungsadresse der Plattform) sowie alles, was Sie selbst aus der Buchung verschicken; die Plattform sendet ihre eigenen Bestätigungen. Aufenthalte zur Eigennutzung (Freunde & Familie) erhalten weder Check-in-Nachricht noch Bitte um Bewertung.
| Wann sie verschickt wird | Standard | |
|---|---|---|
| Buchung eingegangen (Zahlung ausstehend) | Eine Buchung wartet auf eine Offline-Zahlung, z. B. eine Banküberweisung. Enthält Bankverbindung, Betrag und Frist. | An |
| Buchung bestätigt | Eine Buchung ist bestätigt (online bezahlt, von Ihnen bestätigt oder eine manuelle Buchung mit E-Mail-Adresse). Enthält eine Kalenderdatei (.ics) für den Aufenthalt. | An |
| Buchung geändert | Sie ändern Daten, Zimmer oder Preis und lassen Dem Gast die neuen Daten und den Preis per E-Mail senden angekreuzt. Zeigt den neuen und den bisherigen Gesamtbetrag. | An |
| Buchung storniert | Eine Buchung wird storniert (von Ihnen oder vom Gast), mit Gebühr und Erstattung. Wird nicht verschickt bei unbezahlten Website-Buchungen, deren Reservierungsdauer einfach abgelaufen ist. | An |
| Zahlung erhalten | Zahlungen nach der ersten, z. B. der Restbetrag. | An |
| Garantiekarte abgelehnt Pro | Die als Garantie gespeicherte Karte besteht ihre Prüfung vor der Anreise nicht; der Gast hat 48 Stunden Zeit, eine neue Karte hinzuzufügen. | An |
| Bestätigen Sie Ihre Buchung | Buchungen, bei denen online nichts zu zahlen ist (Zahlung in der Unterkunft): Der Gast bestätigt mit einem Klick; die Tage werden so lange freigehalten. Ist die E-Mail ausgeschaltet, werden diese Buchungen sofort bestätigt. | An |
| Unbezahlte Buchung freigegeben | Eine Website-Buchung wurde nicht rechtzeitig bezahlt, und ihre Tage wurden freigegeben; es wurde nichts belastet, mit einem Link zum erneuten Buchen. | Aus |
| Buchung nicht abgeschlossen | Einmal, 10 Minuten nachdem der Gast die Zahlungsseite ohne Zahlung verlassen hat, solange die Tage noch freigehalten werden: ein Link zurück zum Abschließen der Zahlung. | Aus |
| Zahlungsanforderung | Sie fordern aus der Buchung eine Zahlung an: Betrag, Zweck und ein Link zum Bezahlen. | An |
| Zahlung fehlgeschlagen Pro | Eine automatische Abbuchung des Restbetrags schlägt fehl; enthält einen Zahlungslink. | An |
| Erinnerung an die Restzahlung | Vor der Fälligkeit des Restbetrags, wenn er nicht automatisch abgebucht wird. Siehe Zeitpunkt. | An |
| Vor der Anreise | Einige Tage vor dem Check-in, mit Adresse, Kartenlink und einem Link zur Angabe der Ankunftszeit. Siehe Zeitpunkt. | An |
| Anfrage der Ausweisdaten Pro | Wenn Sie in einer Buchung auf Gast nach seinen Angaben fragen klicken (auch an Plattformgäste). | An |
| Check-in-Anleitung | Automatisch vor der Anreise zu der unter Zeitpunkt festgelegten Zeit (auch an Plattformgäste), mit dem Check-in-Text von Unterkunft, Zimmerkategorie und Zimmer. Lässt sich außerdem aus der Buchung per WhatsApp senden. | An |
| Bitte um Bewertung | Nach dem Check-out, mit der Bitte um eine Bewertung. Siehe Zeitpunkt. | An |
| Quittung / Rechnung Pro | Mit dem Link zu einer Quittung, Rechnung oder Gutschrift (Modul Quittungen & Rechnungen). | An |
| Link zur Buchung | Wenn ein Gast, der den Link verloren hat, ihn über Ihre Buchung finden anfordert (Buchungsnummer + E-Mail). Wird nur an die Adresse gesendet, mit der die Buchung gemacht wurde. | Immer an |
Die beiden E-Mails zu unbezahlten Buchungen sind aus, weil Checkout, Countdown auf der Buchungsseite und die Schaltfläche Buchung abschließen den Gast bereits informieren; noch mehr E-Mails stören eher. Siehe Unbezahlte Buchungen.
Die geplanten E-Mails (vor der Anreise, Erinnerung an die Restzahlung, Check-in-Anleitung, Bitte um Bewertung) werden jeweils nur einmal pro Buchung verschickt.
E-Mails an Mitarbeiter
E-Mails an Mitarbeiter gehen an die Adresse unter Benachrichtigungen über neue Buchungen senden an (Einstellungen → Abschnitt E-Mails) oder, wenn dieses Feld leer ist, an die Admin-E-Mail-Adresse der Website. Sie sind alle standardmäßig an.
| Wann sie verschickt wird | |
|---|---|
| Neue Buchung (Mitarbeiter) | Jede neue Buchung über Ihre Website – sobald sie bestätigt ist oder sobald sie auf eine Banküberweisung wartet. |
| Stornierung (Mitarbeiter) | Ein Gast storniert auf seiner Buchungsseite. |
| Zahlung fehlgeschlagen (Mitarbeiter) Pro | Eine automatische Abbuchung schlägt fehl. |
| Überweisungsbeleg hochgeladen (Personal) | Ein Gast lädt seinen Überweisungsbeleg hoch, damit Sie ihn mit Ihrem Bankkonto abgleichen. |
| Garantiekarte abgelehnt (Personal) Pro | Die Garantiekarte eines Gastes besteht ihre Prüfung vor der Anreise nicht. |
| Neue Bewertung (Mitarbeiter) Pro | Ein Gast gibt eine Bewertung ab, mit Note, Text und einem Link zum Veröffentlichen, Ausblenden oder Antworten. |
| Quittung / Rechnung (Steuerberater) Pro | Geht an die E-Mail-Adresse des Steuerberaters, mit dem Link zu einer neuen Quittung, Rechnung oder Gutschrift (siehe Steuerberater). |
Weitere Warnungen
Einige betriebliche Warnungen haben feste Texte und stehen nicht in der Liste. Sie gehen an die Mitarbeiteradresse:
- Mögliche Doppelbuchung: Ein Kalenderimport hat einen Aufenthalt gefunden, der sich mit einem bereits vorhandenen überschneidet.
- Kalendersynchronisierung fehlgeschlagen: Ein Plattformkalender konnte nicht abgerufen werden.
- Kalendersynchronisierung gestoppt und Kalendersynchronisierung funktioniert wieder (Pro, Modul Warnungen zur Kalendersynchronisierung): Ein Kalender wurde seit einigen Stunden in einer der beiden Richtungen nicht synchronisiert, und wenn er wieder funktioniert.
- Zahlung für abgelaufene Buchung erhalten: Eine Zahlung ging ein, nachdem die Reservierungsdauer der Buchung abgelaufen war, damit Sie sie prüfen können.
Mit dem Griechenland-Paket kann außerdem monatlich eine E-Mail an Ihren Steuerberater gehen (siehe Steuerberater).
Eine E-Mail bearbeiten
- Wählen Sie oben rechts die Sprache (siehe unten).
- Klicken Sie auf den Namen der E-Mail oder auf Bearbeiten. Ein Panel öffnet sich, oben mit der Beschreibung.
- Diese E-Mail senden: Entfernen Sie das Häkchen, um sie in dieser Sprache nicht mehr zu verschicken.
- Betreff: reiner Text, Platzhalter erlaubt.
- Nachricht: der WordPress-Editor mit Überschriften, Fett, Kursiv, Links, Listen und Ausrichtung sowie einem Tab Text für HTML.
- Information einfügen: Klicken Sie auf einen Chip, z. B. Vorname des Gastes, um dessen Platzhalter (
{first_name}) an der Cursorposition einzufügen. Fahren Sie mit der Maus über einen Chip, um den Platzhalter zu sehen. - Prüfen Sie die Vorschau: Sie aktualisiert sich beim Tippen und verwendet Ihre neueste Buchung (mit Buchung JB…) oder eine Beispielbuchung, falls Sie noch keine haben.
- Optional: Geben Sie unter Test senden an eine Adresse ein (leer = Ihre eigene Login-E-Mail) und klicken Sie auf Test senden. Der Betreff beginnt mit [Test].
- Klicken Sie auf Speichern.
Auf Standard zurücksetzen erscheint, sobald Sie den Text geändert haben: Es stellt den ursprünglichen Wortlaut für die gewählte Sprache wieder her. Der Schalter in der Liste schaltet eine E-Mail ein oder aus, ohne sie zu öffnen.
Jede E-Mail steckt im selben schlichten Layout: eine Kopfleiste mit dem Namen Ihrer Website in Ihrer Kopfzeilenfarbe und eine weiße Karte mit Ihrem Text. Buchungsdetails fügen Sie am besten mit {stay_table} ein, einer fertigen Tabelle mit Buchungsnummer, Zimmer, Daten, Preiszeilen, Gesamtbetrag, bezahltem Betrag und Restbetrag.
Tipp: Behalten Sie in jeder E-Mail an Gäste einen Link zu {manage_url}. Dort bezahlen Gäste, stornieren, geben ihre Ankunftszeit an und tragen ihre Angaben ein.
Ein Text pro Sprache
Jede Sprache hat ihre eigenen Texte. Gäste erhalten E-Mails in der Sprache, in der sie gebucht haben; bei Buchungen, die Sie eintragen, in der E-Mail-Sprache der Buchung. Die Sprachauswahl listet Englisch und jede in WordPress installierte Sprache auf (installiert werden sie in WordPress unter Einstellungen → Allgemein → Sprache der Website).
- Solange Sie eine E-Mail in einer Sprache nicht geändert haben, erhalten Gäste die JetBookIn-eigene Übersetzung des Standardtextes (Englisch, wo JetBookIn die Sprache nicht spricht).
- Passen Sie eine E-Mail in einer Sprache an, tun Sie es auch in den anderen – die anderen Sprachen behalten den Standardtext, bis Sie das tun.
- Auch der Ein/Aus-Schalter gilt pro Sprache. Um eine E-Mail ganz abzuschalten, schalten Sie sie in jeder Sprache aus, die Sie verwenden.
- Namen, Beschreibungen und Bezeichnungen der Platzhalter auf dieser Seite bleiben in der Sprache Ihres Dashboards, egal in welcher Sprache Sie die Texte bearbeiten.
Auf Websites mit Polylang oder WPML kommen auch Zimmer- und Unterkunftsnamen, Check-in-Anleitungen und Links in der E-Mail in der Sprache des Gastes. Siehe Mehrsprachige Websites.
Einen Satz nur bei Bedarf anzeigen
Umschließen Sie Text mit {if tag}…{/if}, damit er nur erscheint, wenn dieser Platzhalter einen Wert hat. Die Standard-E-Mail Buchung bestätigt enthält zum Beispiel:
{if check_in_time}<p>Check-in from {check_in_time}, check-out until {check_out_time}.</p>{/if}Haben Sie für die Unterkunft keine Check-in-Zeit festgelegt, verschwindet der ganze Satz, statt „Check-in ab ,“ zu lauten.
- Der Block bleibt erhalten, wenn der Platzhalter einen beliebigen Wert hat; ist der Platzhalter leer, wird er entfernt.
- Blöcke lassen sich nicht verschachteln: Setzen Sie kein
{if}in ein anderes. - Leer gebliebene Absätze werden entfernt, es entstehen also keine Lücken.
- Verwenden Sie den Tab Text des Editors, wenn Sie ganze Absätze umschließen, damit die Platzhalter außerhalb des
<p>stehen.
Nützlich sind: {if details_needed} (nur solange die Ausweisdaten des Gastes fehlen), {if bank_details} (nur solange eine Banküberweisung erwartet wird), {if check_in_instructions}, {if property_phone}, {if request_note}.
Platzhalter
Schreiben Sie einen Platzhalter in geschweiften Klammern, z. B. {guest_name}, in Betreff oder Nachricht. Datumsangaben verwenden Ihr WordPress-Datumsformat und die Sprache des Gastes; Beträge werden mit zwei Nachkommastellen und dem Währungscode geschrieben (540.00 EUR). Ein Platzhalter, den JetBookIn nicht kennt, bleibt unverändert stehen, sodass ein Tippfehler in der Vorschau auffällt.
| Platzhalter | Was er anzeigt |
|---|---|
{site_name} |
Name der Website |
{guest_name} |
Vollständiger Name des Gastes |
{first_name} |
Vorname des Gastes |
{ref} |
Buchungsnummer |
{room} |
Zimmerkategorie(n) |
{check_in} |
Anreisedatum |
{check_out} |
Abreisedatum |
{nights} |
Anzahl der Nächte |
{guests} |
Gäste, z. B. 2 Erwachsene, 2 Kinder; bei mehreren Zimmern 2 Zimmer, … |
{total} |
Gesamtpreis |
{paid} |
Gezahlter Betrag |
{balance} |
Offener Restbetrag |
{details_url} |
Link zum Formular für die Ausweisdaten des Gastes |
{check_in_instructions} |
Check-in-Anleitung (Unterkunft, Zimmerkategorie und Zimmer), Zeilenumbrüche bleiben erhalten |
{check_in_video} |
Link zum Check-in-Video (Zimmer, Zimmerkategorie oder Unterkunft – das spezifischste) |
{room_number} |
Gebuchte(s) Zimmer mit Namen, z. B. Zimmer 12 |
{details_needed} |
Gesetzt, solange die Ausweisdaten des Gastes fehlen (Verwendung in {if details_needed}…{/if}) |
{balance_due_date} |
Datum, an dem der Restbetrag belastet wird/fällig ist |
{hold_until} |
Uhrzeit, bis zu der die Daten reserviert sind (unvollständige Buchung) |
{request_amount} |
Angeforderter Betrag (Zahlungsanforderung) |
{request_note} |
Wofür die Zahlungsanforderung ist |
{request_url} |
Link zum Bezahlen der Anforderung |
{request_expires} |
Ablaufdatum des Zahlungslinks |
{price_change} |
Neuer und bisheriger Gesamtpreis, nachdem Daten oder Gäste geändert wurden |
{refund} |
Erstattungsbetrag (Stornierungen) |
{penalty} |
Stornogebühr |
{manage_url} |
Link zum Ansehen/Verwalten der Buchung |
{card_deadline} |
Frist, bis zu der der Gast nach einer abgelehnten Kartenprüfung eine neue Karte hinzufügen kann |
{proof_url} |
Link für das Personal zur Buchung, deren Überweisungsbeleg hochgeladen wurde |
{verify_url} |
Link, mit dem der Gast eine Buchung ohne Onlinezahlung bestätigt |
{book_url} |
Link, um das Zimmer erneut zu buchen (seine Seite auf Ihrer Website) |
{pay_url} |
Link zum Bezahlen des Restbetrags |
{review_url} |
Link zum Abgeben einer Bewertung: Ihr eigener Bewertungslink, falls festgelegt, sonst Ihr eigenes Bewertungsformular (Modul Gästebewertungen), sonst die Buchungsseite |
{property_name} |
Name der Unterkunft |
{property_address} |
Adresse der Unterkunft |
{property_phone} |
Telefon der Unterkunft |
{check_in_time} |
Check-in-Zeit |
{check_out_time} |
Check-out-Zeit |
{map_url} |
Google-Maps-Link |
{registry_number} |
Registriernummer (z. B. ΑΜΑ, CIN, NRUA) |
{stay_table} |
Buchungsübersicht als Tabelle (HTML) |
{bank_details} |
Bankverbindung (nur solange eine Überweisung erwartet wird) |
{transfer_deadline} |
Datum, bis zu dem die Überweisung eingehen muss |
{transfer_amount} |
Per Überweisung zu zahlender Betrag |
{review_score} |
Bewertung von 10 (nur E-Mail zu neuer Bewertung) |
{review_title} |
Titel der Bewertung (nur E-Mail zu neuer Bewertung) |
{review_text} |
Text der Bewertung (nur E-Mail zu neuer Bewertung) |
{reviews_url} |
Link zur Bewertungsübersicht (nur E-Mail zu neuer Bewertung) |
{document_title} |
Dokumenttyp und -nummer, z. B. Quittung ΑΠΥ-12 (nur E-Mails zu Quittung/Rechnung) |
{document_number} |
Dokumentnummer (nur E-Mails zu Quittung/Rechnung) |
{document_url} |
Link zum Ansehen/Drucken des Dokuments (nur E-Mails zu Quittung/Rechnung) |
Platzhalter wie {request_amount}, {hold_until} oder {review_score} haben nur in der E-Mail einen Wert, zu der sie gehören; anderswo sind sie leer. Wird eine Nachricht per WhatsApp verschickt oder als Text kopiert, fällt {stay_table} weg, und Links werden als Text: Adresse geschrieben.
Zeitpunkt
Die Karte Zeitpunkt unten im Tab E-Mails hat eine eigene Schaltfläche Speichern.
| Einstellung | Standard | Wofür sie dient |
|---|---|---|
| E-Mail „Vor der Anreise“: Tage vor dem Check-in | 3 | Die E-Mail Vor der Anreise geht so viele Tage vor dem Check-in an bestätigte Buchungen. |
| Check-in-Anleitung senden: | 1 Tag vor der Anreise | Nie (aus), Am Anreisetag oder 1, 2 oder 3 Tage vor der Anreise. |
| … um | 10:00 | Die Uhrzeit (Zeitzone Ihrer Website), ab der die Check-in-Nachricht an diesem Tag verschickt wird. Geprüft wird stündlich, sie kommt also innerhalb dieser Stunde an. |
| Gäste von Booking.com und Airbnb – Auch an sie senden | An | Plattformgäste erhalten die Check-in-Nachricht über die Weiterleitungsadresse der Plattform. Entfernen Sie das Häkchen, um sie nur an Ihre eigenen Gäste zu senden. |
| Erinnerung an die Restzahlung: Tage vor Fälligkeit | 3 | Die Erinnerung an die Restzahlung geht so viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum des Restbetrags raus, bei Buchungen, deren Restbetrag nicht automatisch von einer gespeicherten Karte abgebucht wird. |
| Bitte um Bewertung: Tage nach dem Check-out | 1 | Die Bitte um Bewertung geht so viele Tage nach dem Check-out raus. |
| Bewertungslink | Leer | Optional. Leer = Gäste bewerten ihren Aufenthalt auf Ihrer eigenen Website (Modul Gästebewertungen; die Buchungsseite, wenn das Modul aus ist). Legen Sie einen Link fest, z. B. Ihre Google-Bewertungsseite, um Gäste stattdessen dorthin zu schicken. |
Beispiel: eine Villa mit 3 Wohnungen auf Kreta
Die Gäste kommen meist nachmittags mit dem Auto aus Heraklion. Eine gute Einstellung: Vor der Anreise 5 Tage vorher (Zeit, die Fahrt zu planen, mit Kartenlink und der Bitte um die Ankunftszeit), Check-in-Anleitung 1 Tag vorher um 18:00 (Code des Schlüsselsafes und WLAN am Vorabend frisch im Posteingang), Bitte um Bewertung 1 Tag nach dem Check-out. Schreiben Sie den allgemeinen Text (Parken, WLAN) in die Check-in-Anleitung der Unterkunft und den Schlüsselsafe-Code jeder Wohnung in die eigenen Check-in-Zeilen dieses Zimmers; {check_in_instructions} fügt beides zusammen.
Absender, Benachrichtigungsadresse und Kopfzeilenfarbe
Öffnen Sie den Tab Einstellungen, Abschnitt E-Mails, und klicken Sie anschließend auf Einstellungen speichern.
| Feld | Standard | Wofür es dient |
|---|---|---|
| Benachrichtigungen über neue Buchungen senden an | Leer (die Admin-E-Mail der Website) | Wohin alle E-Mails an Mitarbeiter und alle Warnungen gehen. Eine Adresse; verwenden Sie ein gemeinsames Postfach oder eine Weiterleitungsregel, wenn mehrere Personen sie brauchen. |
| Absendername | Leer (der Name Ihrer Website) | Der Absendername, den Gäste sehen, z. B. Villa Elia. Wird verwendet, wenn eine Absender-E-Mail festgelegt ist. |
| Absender-E-Mail | Leer | Die Absenderadresse. Leer = die WordPress-Voreinstellung (oft wordpress@ihredomain). Verwenden Sie eine Adresse Ihrer eigenen Domain – das Postfach, über das Sie unter Ausgehende E-Mails (SMTP) versenden. |
| Kopfzeilenfarbe | #1c1a17 (JetBookIn ink) | Die Leiste mit dem Namen Ihrer Website oben in jeder E-Mail. Wählen Sie eine beliebige Farbe oder eine Vorgabe – JetBookIn ink, Violett, Meer, Olive, Terrakotta, Papier. Der Text wird weiß oder dunkel, damit er lesbar bleibt. |
Ausgehende E-Mails (SMTP)
Ohne diese Einstellung verschickt die Mailfunktion Ihres Hosters die E-Mails, und viele Hoster versenden E-Mails schlecht: Buchungs-E-Mails landen dann im Spam oder kommen nie an. Mit Ausgehende E-Mails (SMTP) läuft stattdessen jede E-Mail Ihrer Website über den Server Ihres eigenen Postfachs – Buchungs-E-Mails, aber auch die von WooCommerce, WordPress und Kontaktformularen. Ein separates Mail-Plugin ist nicht nötig. Nur für Administratoren.
Öffnen Sie Einstellungen → E-Mails, aktivieren Sie E-Mails über meinen Mailserver senden, füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Einstellungen speichern. Klicken Sie dann auf Test-E-Mail an mich senden.
| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Mailserver (SMTP-Host) | Der Postausgangsserver Ihres Postfachs, z. B. smtp.hostinger.com, smtp.gmail.com (Google Workspace) oder smtp.office365.com (Microsoft 365). Ihr E-Mail-Anbieter nennt ihn Ihnen. |
| Verschlüsselung und Port | Bei den meisten Servern TLS (STARTTLS) auf Port 587. Manche nutzen SSL auf Port 465. Sobald Sie die Verschlüsselung wählen, wird der übliche Port eingetragen. |
| Benutzername | Meist die vollständige E-Mail-Adresse des Postfachs. |
| Passwort | Das Passwort des Postfachs. Google- und Microsoft-Konten mit Bestätigung in zwei Schritten brauchen stattdessen ein App-Passwort (das Sie in den Sicherheitseinstellungen des Kontos erstellen). Es wird verdeckt gespeichert. |
E-Mails, die andere Plugins weiterhin „von“ der erfundenen WordPress-Adresse wordpress@ senden, erhalten stattdessen Ihre Absender-E-Mail – die meisten Mailserver weigern sich, für eine fremde Adresse zu senden.
Tipp: Schlägt der Test fehl, ist die Meldung unter der Schaltfläche die Antwort Ihres Mailservers selbst, z. B. Could not connect to SMTP host (falscher Server, Port oder falsche Verschlüsselung) oder Could not authenticate (falscher Benutzername oder falsches Passwort). Auch die letzte fehlgeschlagene E-Mail wird auf dieser Karte angezeigt.
E-Mail-Protokoll Pro
Teil von JetBookIn Pro: Schalten Sie E-Mail-Protokoll unter Einstellungen → Module ein. Der Versand über Ihren eigenen Mailserver und die E-Mail nach 3 Fehlschlägen in Folge funktionieren auch ohne.
Einstellungen → E-Mail-Protokoll listet jede E-Mail auf, die Ihre Website verschickt – von JetBookIn, WooCommerce, WordPress und anderen Plugins –, die neueste zuerst: wann, an wen, der Betreff, welches Plugin sie verschickt hat, ob sie über Ihren Mailserver oder über Ihren Hoster hinausging, und Gesendet oder Fehlgeschlagen. Sie können nach Empfänger oder Betreff suchen oder nur fehlgeschlagene E-Mails anzeigen.
- Öffnen Sie eine E-Mail (Klick auf den Betreff), um die Details zu sehen und bei einer fehlgeschlagenen E-Mail die Antwort des Mailservers und die E-Mail selbst.
- Erneut senden verschickt eine fehlgeschlagene E-Mail noch einmal – zum Beispiel, nachdem Sie die Mail-Einstellungen korrigiert haben. Der neue Versuch erscheint als eigene Zeile, markiert mit erneut gesendet.
- Einträge aufbewahren (Tage): standardmäßig 30; ältere Einträge werden jede Nacht gelöscht.
- Auch den Inhalt gesendeter E-Mails aufbewahren: standardmäßig aus, weil E-Mails personenbezogene Daten von Gästen enthalten. Der Inhalt fehlgeschlagener E-Mails wird immer aufbewahrt (gleich viele Tage), damit sie erneut gesendet werden können.
- Schlagen 3 E-Mails hintereinander fehl, erhalten Sie darüber eine E-Mail (höchstens einmal am Tag). Sie wird über die Mailfunktion Ihres Hosters verschickt – für den Fall, dass Ihr Mailserver das Problem ist.
- Eine Anfrage zum Löschen personenbezogener Daten (WordPress → Werkzeuge → Personenbezogene Daten löschen) entfernt diese Adresse auch aus dem Protokoll.
Das Protokoll erfasst nichts über Öffnungen oder Klicks.
E-Mails an Ihren Steuerberater
- Quittungen & Rechnungen Pro – Einstellungen → Quittungen & Rechnungen: E-Mail des Steuerberaters und Jedes neue Dokument per E-Mail an den Steuerberater senden. Jede neue Quittung, Rechnung oder Gutschrift wird mit der Vorlage Quittung / Rechnung (Steuerberater) als eigene E-Mail verschickt – nie in Kopie an die des Gastes. Jedes neue Dokument per E-Mail an den Gast senden verwendet die Vorlage für Gäste.
- Monatszahlen Griechenland-Paket – Einstellungen → Griechische Vorschriften: E-Mail-Adresse des Steuerberaters und Dem Steuerberater jeden Monat eine E-Mail senden: Buchungen und ΤΑΚΚ-Zahlen des Vormonats. Wird am 1. jedes Monats verschickt, nach Abreisedatum. Siehe Griechenland.
Damit E-Mails ankommen
JetBookIn versendet über WordPress (wp_mail) und nutzt damit, was Ihre Website nutzt. Viele Hoster versenden E-Mails standardmäßig schlecht, und Buchungs-E-Mails landen dann im Spam oder kommen nie an.
- Schalten Sie Ausgehende E-Mails (SMTP) ein und versenden Sie über den Server Ihres Postfachs.
- Versenden Sie von einer Adresse Ihrer eigenen Domain (Absender-E-Mail), also von dem Postfach, über das Sie versenden.
- Bitten Sie Ihren Hoster oder Domainanbieter, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für diese Domain einzurichten.
- Senden Sie mit Test senden einen Test an eine Gmail- und eine Outlook-Adresse und prüfen Sie, ob er im Posteingang ankommt.
- Werfen Sie ab und zu einen Blick ins E-Mail-Protokoll: Bei fehlgeschlagenen E-Mails steht der Grund, und Sie können sie erneut senden.
Wichtig: Meldet ein Test Die E-Mail konnte nicht gesendet werden. Prüfen Sie die E-Mail-Konfiguration Ihrer Website (SMTP)., konnte WordPress selbst sie nicht versenden – dann geht keine E-Mail an Gäste raus, bis das behoben ist.
Häufige Fragen
Ich habe eine E-Mail ausgeschaltet, aber deutsche Gäste erhalten sie trotzdem.
Der Schalter gilt pro Sprache. Wählen Sie in der Sprachauswahl Deutsch und schalten Sie sie auch dort aus.
Kann ich die Check-in-Anleitung früher als 3 Tage vorher verschicken?
Nicht automatisch; zur Wahl stehen der Anreisetag oder 1 bis 3 Tage vorher. Schreiben Sie die Anreiseinformationen, die früher ankommen sollen, in die E-Mail Vor der Anreise, deren Tage Sie frei festlegen können – oder senden Sie die Check-in-Nachricht jederzeit von Hand aus der Buchung.
Kann ich eine Anleitung für alle Wohnungen haben und für jede einen anderen Türcode?
Ja. Die Check-in-Anleitung der Unterkunft, die jeder Zimmerkategorie und die eigenen Zeilen jedes Zimmers werden in {check_in_instructions} vom Allgemeinen zum Speziellen zusammengefügt.
Warum hat ein Booking.com-Gast keine Bestätigungs-E-Mail erhalten?
Plattformgäste werden von der Plattform bestätigt. JetBookIn schickt ihnen nur die Check-in-Anleitung, die Anfrage der Ausweisdaten und die Nachrichten, die Sie selbst senden.
Können mehrere Personen die E-Mails zu neuen Buchungen erhalten?
Es gibt eine Benachrichtigungsadresse. Verwenden Sie ein gemeinsames Postfach oder eine Weiterleitungsregel bei Ihrem E-Mail-Anbieter.
Kann ich die Warnungen zu Doppelbuchungen oder zur Kalendersynchronisierung ändern?
Ihr Wortlaut ist im Dashboard fest vorgegeben. Ein Entwickler kann die Vorlagen admin-conflict, admin-sync-failing und admin-late-payment überschreiben, indem er sie nach yourtheme/jetbookin/emails/ kopiert.
Ich habe eine E-Mail geändert und möchte den ursprünglichen Text zurück.
Öffnen Sie sie und klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen.