E-maile

JetBookIn wysyła e-maile do gości i do Ciebie na każdym etapie rezerwacji. Ta strona opisuje każdy e-mail, moment jego wysyłki oraz sposób zmiany treści, języka, harmonogramu i wyglądu.

Gdzie znaleźć e-maile

Przejdź do JetBookIn → Ustawienia i otwórz zakładkę E-maile. Na ekranie znajdziesz:

• wybór języka w prawym górnym rogu;
• Do gości i Do personelu: każdy e-mail z krótkim opisem, informacją, czy używa wersji Tekst domyślny, czy jest Dostosowany, przełącznikiem wł./wył. i przyciskiem Edytuj;
• Harmonogram: kiedy wysyłane są e-maile typu przypomnienie.

Nazwa i adres nadawcy, adres, na który trafiają e-maile do personelu, oraz kolor nagłówka znajdują się w zakładce Ustawienia, w sekcji E-maile (zobacz Nadawca).

E-maile do edycji zapewnia moduł Szablony e-maili (Core, domyślnie włączony, Ustawienia → Moduły). Jeśli go wyłączysz, zaplanowane e-maile – przed przyjazdem, przypomnienie o dopłacie, instrukcje zameldowania i prośba o opinię – przestaną być wysyłane.

E-maile do gości

E-maile do gości trafiają do osób, które zarezerwowały na Twojej witrynie, oraz do gości z rezerwacji wprowadzonych przez Ciebie z adresem e-mail. Goście z Booking.com, Airbnb i innych platform automatycznie dostają tylko instrukcje zameldowania i prośbę o dane dokumentu (przez adres przekierowujący platformy), a do tego wszystko, co sam wyślesz z rezerwacji; potwierdzenia wysyła im platforma. Pobyty na użytek własny (znajomi i rodzina) nie dostają wiadomości o zameldowaniu ani prośby o opinię.

Dwa e-maile o nieopłaconych rezerwacjach są wyłączone, bo formularz rezerwacji, odliczanie na stronie rezerwacji i przycisk Dokończ rezerwację już informują gościa; więcej e-maili zwykle irytuje. Zobacz Nieopłacone rezerwacje.

Każdy z zaplanowanych e-maili (przed przyjazdem, przypomnienie o dopłacie, instrukcje zameldowania, prośba o opinię) jest wysyłany tylko raz na rezerwację.

E-maile do personelu

E-maile do personelu trafiają na adres podany w polu Wysyłaj powiadomienia o nowych rezerwacjach na (Ustawienia, sekcja E-maile), a gdy jest ono puste – na adres e-mail administratora witryny. Wszystkie są domyślnie włączone.

Inne powiadomienia

Kilka powiadomień operacyjnych ma stałą treść i nie ma ich na liście. Trafiają na adres personelu:

• Możliwa podwójna rezerwacja: import kalendarza wykrył pobyt, który nakłada się na rezerwację, którą już masz.
• Błąd synchronizacji kalendarza: nie udało się odczytać kalendarza platformy.
• Synchronizacja kalendarzy zatrzymana i Synchronizacja kalendarzy znów działa (Pro, moduł Alerty synchronizacji kalendarzy): kalendarz nie synchronizuje się od kilku godzin w którymś z kierunków oraz informacja, gdy znów działa.
• Otrzymano płatność za wygasłą rezerwację: płatność wpłynęła po zakończeniu blokady rezerwacji, więc warto to sprawdzić.

Z pakietem Grecja do Twojego księgowego może też trafiać comiesięczny e-mail (zobacz Księgowy).

Edycja e-maila

1. Wybierz język w prawym górnym rogu (zobacz niżej).
2. Kliknij nazwę e-maila lub Edytuj. Otworzy się panel z opisem u góry.
3. Wysyłaj ten e-mail: odznacz, aby przestać go wysyłać w tym języku.
4. Temat: zwykły tekst, można używać znaczników.
5. Wiadomość: edytor WordPressa z nagłówkami, pogrubieniem, kursywą, linkami, listami i wyrównaniem oraz zakładką Tekst do edycji HTML.
6. Wstaw informację: kliknij etykietę, np. Imię gościa, aby wstawić jej znacznik ({first_name}) w miejscu kursora. Najedź na etykietę, aby zobaczyć znacznik.
7. Sprawdź Podgląd: aktualizuje się w trakcie pisania i korzysta z Twojej najnowszej rezerwacji (z rezerwacją JB…) albo z przykładowej, jeśli jeszcze żadnej nie masz.
8. Opcjonalnie: wpisz adres w polu Wyślij test na (puste = Twój adres e-mail logowania) i kliknij Wyślij test. Temat zaczyna się od [Test].
9. Kliknij Zapisz.

Przywróć domyślne pojawia się, gdy zmienisz tekst: przywraca oryginalne brzmienie w wybranym języku. Przełącznik na liście włącza lub wyłącza e-mail bez jego otwierania.

Każdy e-mail ma ten sam prosty układ: pasek nagłówka z nazwą witryny w Twoim kolorze nagłówka i białą kartę z Twoim tekstem. Szczegóły rezerwacji najlepiej dodać znacznikiem {stay_table} – to gotowa tabela z numerem rezerwacji, pokojem, datami, pozycjami ceny, sumą, kwotą zapłaconą i dopłatą.

Wskazówka: w każdym e-mailu do gościa umieść link {manage_url}. To tam goście płacą, anulują, podają godzinę przyjazdu i uzupełniają swoje dane.

Osobny tekst dla każdego języka

Każdy język ma własne teksty. Goście dostają e-maile w języku, w którym rezerwowali; w przypadku rezerwacji wprowadzonych przez Ciebie – w języku ustawionym w polu Język e-maili rezerwacji. Lista języków obejmuje angielski i każdy język zainstalowany w WordPressie (instaluje się je w WordPressie w Ustawienia → Ogólne → Język witryny).

• Dopóki nie zmienisz e-maila w danym języku, goście dostają własne tłumaczenie JetBookIn tekstu domyślnego (po angielsku, jeśli JetBookIn nie obsługuje danego języka).
• Gdy dostosujesz e-mail w jednym języku, zrób to też w pozostałych – inne języki zachowują tekst domyślny, dopóki ich nie zmienisz.
• Przełącznik wł./wył. również działa osobno dla każdego języka. Aby całkowicie wyłączyć e-mail, wyłącz go w każdym używanym języku.
• Nazwy, opisy i etykiety znaczników na tym ekranie pozostają w języku Twojego panelu, niezależnie od tego, w jakim języku edytujesz teksty.

Na witrynach z Polylang lub WPML nazwy pokoi i obiektu, instrukcje zameldowania i linki w e-mailu również są w języku gościa. Zobacz Witryny wielojęzyczne.

Zdanie widoczne tylko wtedy, gdy ma sens

Otocz tekst znacznikami {if tag}…{/if}, aby pokazywał się tylko wtedy, gdy dany znacznik ma wartość. Na przykład domyślny e-mail Rezerwacja potwierdzona zawiera:

{if check_in_time}<p>Check-in from {check_in_time}, check-out until {check_out_time}.</p>{/if}

Jeśli nie ustawisz godziny zameldowania dla obiektu, całe zdanie znika, zamiast wyglądać jak „Zameldowanie od ,”.

• Blok zostaje, gdy znacznik ma jakąkolwiek wartość; jest usuwany, gdy znacznik jest pusty.
• Bloków nie można zagnieżdżać: nie umieszczaj jednego {if} w drugim.
• Puste akapity są usuwane, więc nie powstają puste odstępy.
• Gdy obejmujesz blokiem całe akapity, użyj zakładki Tekst w edytorze, aby znaczniki znalazły się poza <p>.

Przydatne bloki: {if details_needed} (tylko dopóki brakuje danych dokumentu gościa), {if bank_details} (tylko gdy oczekujesz na przelew bankowy), {if check_in_instructions}, {if property_phone}, {if request_note}.

Znaczniki (tagi scalania)

Wpisz znacznik w nawiasach klamrowych, np. {guest_name}, w temacie lub treści wiadomości. Daty są w formacie dat ustawionym w WordPressie i w języku gościa; kwoty mają dwa miejsca po przecinku i kod waluty (540.00 EUR). Znacznik, którego JetBookIn nie zna, zostaje bez zmian, więc literówkę widać od razu w podglądzie.

Znaczniki takie jak {request_amount}, {hold_until} czy {review_score} mają wartość tylko w e-mailu, do którego należą; gdzie indziej są puste. Gdy wiadomość jest wysyłana przez WhatsApp lub kopiowana jako tekst, {stay_table} zostaje pominięty, a linki są zapisywane jako tekst: adres.

Harmonogram

Karta Harmonogram na dole zakładki E-maile ma własny przycisk Zapisz.

Przykład: willa z 3 apartamentami na Krecie

Goście przyjeżdżają głównie po południu samochodem z Heraklionu. Dobre ustawienia: Przed przyjazdem 5 dni wcześniej (czas na zaplanowanie dojazdu, z linkiem do mapy i prośbą o godzinę przyjazdu), Instrukcje zameldowania 1 dzień wcześniej o 18:00 (kod do skrytki na klucze i Wi-Fi świeżo w skrzynce wieczorem przed przyjazdem), prośba o opinię 1 dzień po wymeldowaniu. Ogólne informacje (parking, Wi-Fi) umieść w instrukcjach zameldowania obiektu, a kod do skrytki każdego apartamentu w osobnych wierszach o zameldowaniu dla danego pokoju; {check_in_instructions} połączy je w całość.

Nadawca, adres powiadomień i kolor nagłówka

Otwórz zakładkę Ustawienia, sekcję E-maile, a po zakończeniu kliknij Zapisz ustawienia.

Poczta wychodząca (SMTP)

Bez tej opcji e-maile wysyła funkcja pocztowa Twojego hostingu, a wiele firm hostingowych radzi sobie z tym słabo: e-maile o rezerwacjach trafiają wtedy do spamu albo w ogóle nie docierają. Gdy włączysz Poczta wychodząca (SMTP), każdy e-mail z Twojej witryny wychodzi przez serwer Twojej własnej skrzynki – e-maile o rezerwacjach, a także wiadomości WooCommerce, WordPressa i formularzy kontaktowych. Nie potrzebujesz osobnej wtyczki pocztowej. Tylko dla administratorów.

Otwórz Ustawienia → E-maile, zaznacz Wysyłaj e-maile przez mój serwer poczty, wypełnij pola i kliknij Zapisz ustawienia. Następnie kliknij Wyślij mi testowy e-mail.

E-maile, które inne wtyczki nadal wysyłają „z” wymyślonego adresu wordpress@, dostają zamiast niego Twój E-mail nadawcy – większość serwerów poczty odmawia wysyłki z adresu, który nie należy do nich.

Wskazówka: jeśli test się nie powiedzie, komunikat pod przyciskiem to odpowiedź samego serwera poczty, np. Could not connect to SMTP host (zły serwer, port lub szyfrowanie) albo Could not authenticate (zła nazwa użytkownika lub hasło). Ostatni nieudany e-mail widać też na tej karcie.

Dziennik e-maili Pro

Część JetBookIn Pro: włącz Dziennik e-maili w Ustawienia → Moduły. Wysyłka przez własny serwer poczty i e-mail po 3 nieudanych próbach z rzędu działają także bez niego.

Ustawienia → Dziennik e-maili pokazuje każdy e-mail wysłany przez Twoją witrynę – przez JetBookIn, WooCommerce, WordPressa i inne wtyczki – od najnowszych: kiedy, do kogo, temat, która wtyczka go wysłała, czy wyszedł przez Twój serwer poczty, czy przez hosting, oraz status Wysłany lub Nieudana. Możesz szukać po odbiorcy lub temacie albo pokazać tylko nieudane e-maile.

• Otwórz e-mail (kliknij jego temat), aby zobaczyć szczegóły, a przy nieudanym – odpowiedź serwera poczty i sam e-mail.
• Wyślij ponownie wysyła nieudany e-mail jeszcze raz – na przykład po poprawieniu ustawień poczty. Nowa próba pojawia się jako osobny wiersz z oznaczeniem wysłany ponownie.
• Przechowuj wpisy przez (dni): domyślnie 30; starsze wpisy są usuwane co noc.
• Przechowuj także treść wysłanych e-maili: domyślnie wyłączone, bo e-maile zawierają dane osobowe gości. Treść nieudanych e-maili jest zawsze przechowywana (przez tyle samo dni), żeby można je było wysłać ponownie.
• Gdy 3 e-maile z rzędu się nie powiodą, dostaniesz o tym jeden e-mail (najwyżej raz dziennie), wysłany przez funkcję pocztową hostingu – na wypadek, gdyby problem leżał po stronie Twojego serwera poczty.
• Żądanie usunięcia danych osobowych (WordPress → Narzędzia → Usuń dane osobiste) usuwa ten adres także z dziennika.

Dziennik nie rejestruje otwarć ani kliknięć.

E-maile do księgowego

• Paragony i faktury Pro – Ustawienia → Paragony i faktury: E-mail księgowego i Wysyłaj każdy nowy dokument e-mailem do księgowego. Każdy nowy paragon, faktura lub faktura korygująca jest wysyłana w szablonie Paragon / faktura (księgowy), jako osobny e-mail – nigdy jako kopia e-maila do gościa. Wysyłaj każdy nowy dokument e-mailem do gościa korzysta z szablonu dla gościa.
• Dane miesięczne Pakiet Grecja – Ustawienia → Zgodność z przepisami greckimi: E-mail księgowego i Wysyłaj księgowemu co miesiąc e-mail z rezerwacjami i danymi ΤΑΚΚ za poprzedni miesiąc w postaci arkuszy. Wysyłany 1. dnia każdego miesiąca, według daty wyjazdu. Zobacz Grecja.

Jak zadbać o to, by e-maile docierały

JetBookIn wysyła pocztę przez WordPressa (wp_mail), więc korzysta z tego samego mechanizmu co Twoja witryna. Wiele hostingów domyślnie słabo radzi sobie z wysyłką poczty, a e-maile o rezerwacjach trafiają wtedy do spamu albo w ogóle nie docierają.

1. Włącz Pocztę wychodzącą (SMTP) i wysyłaj przez serwer swojej skrzynki.
2. Wysyłaj z adresu we własnej domenie (E-mail nadawcy) – tej samej skrzynki, przez którą wysyłasz pocztę.
3. Poproś firmę hostingową lub dostawcę domeny o skonfigurowanie rekordów SPF, DKIM i DMARC dla tej domeny.
4. Wyślij test przyciskiem Wyślij test na adres w Gmailu i w Outlooku i sprawdź, czy trafia do skrzynki odbiorczej.
5. Od czasu do czasu zajrzyj do Dziennika e-maili: przy nieudanych e-mailach widać przyczynę i można je wysłać ponownie.

Ważne: jeśli test pokaże komunikat Nie udało się wysłać e-maila. Sprawdź konfigurację poczty witryny (SMTP)., oznacza to, że sam WordPress nie mógł go wysłać – żaden e-mail do gości nie zostanie wysłany, dopóki tego nie naprawisz.

Pytania

Wyłączyłem e-mail, ale goście z Niemiec nadal go dostają.

Przełącznik działa osobno dla każdego języka. Wybierz niemiecki w wyborze języka i wyłącz e-mail także tam.

Czy mogę wysyłać instrukcje zameldowania wcześniej niż 3 dni przed przyjazdem?

Nie automatycznie; do wyboru jest dzień przyjazdu albo od 1 do 3 dni wcześniej. Informacje o przyjeździe, które chcesz wysłać wcześniej, umieść w e-mailu Przed przyjazdem, którego liczbę dni możesz ustawić dowolnie – albo w każdej chwili wyślij wiadomość o zameldowaniu ręcznie z poziomu rezerwacji.

Czy mogę mieć jeden zestaw instrukcji dla wszystkich apartamentów i osobny kod do drzwi dla każdego?

Tak. Instrukcje zameldowania obiektu, każdego typu pokoju i każdego pokoju są łączone w {check_in_instructions}, od ogólnych do szczegółowych.

Dlaczego gość z Booking.com nie dostał e-maila z potwierdzeniem?

Gościom z platform rezerwację potwierdza platforma. JetBookIn wysyła im tylko instrukcje zameldowania, prośbę o dane dokumentu i wiadomości, które wyślesz sam.

Czy e-maile o nowych rezerwacjach może dostawać kilka osób?

Adres powiadomień jest jeden. Użyj wspólnej skrzynki lub reguły przekierowania u swojego dostawcy poczty.

Czy mogę zmienić powiadomienia o podwójnych rezerwacjach lub synchronizacji kalendarzy?

Ich treści nie da się zmienić w panelu. Programista może nadpisać szablony admin-conflict, admin-sync-failing i admin-late-payment, kopiując je do yourtheme/jetbookin/emails/.

Zmieniłem e-mail i chcę przywrócić oryginalny tekst.

Otwórz go i kliknij Przywróć domyślne.