Buchungen & Gäste

Alles, was Sie mit einer bestehenden Buchung tun: sie finden, Gäste ein- und auschecken, Daten ändern, Geld einziehen und erstatten, dem Gast schreiben – und was der Gast auf seiner eigenen Buchungsseite sieht und selbst erledigen kann.

Die Reservierungsliste

Öffnen Sie JetBookIn → Buchungen → Reservierungen. Die Kopfzeile zeigt, wie viele Reservierungen passen, und eine Schaltfläche Neue Reservierung. Die Buchungen stehen als Zeilen, gruppiert nach Tag (Heute, Morgen, Gestern oder das Datum), 25 pro Seite. Jede Zeile zeigt den Gast, die Buchungsnummer, Zimmer und Einheit, Daten und Nächte, die Herkunft der Buchung (Website, Manuell, Freunde & Familie / Eigennutzung, Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Google oder Sonstiges), den Status und das Geld: den Gesamtbetrag und entweder Restbetrag € … oder Bezahlt. Ein Restbetrag wird rot, sobald er fällig ist – an seinem Fälligkeitstag oder ab der Anreise. Stornierte Buchungen und No-Shows werden blass dargestellt.

Die vier Ansichten

Der Umschalter oben legt fest, wie Sie Ihre Buchungen sehen:

Das Suchfeld (Name, E-Mail, Buchungsnummer suchen…) durchsucht immer alle Buchungen, unabhängig von der gewählten Ansicht.

Filter in der Ansicht Alle

• Gebucht / Check-in: nach dem Tag der Buchung oder nach der Anreise sortieren.
• Alle Status: Ausstehend, Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt, Storniert, No-Show.
• Alle Quellen: Website, Manuell, Freunde & Familie / Eigennutzung oder eine Plattform.
• Datumsart – Check-in, Check-out, Aufenthalt zwischen oder Gebucht am – mit den Daten Von und Bis. Löschen setzt die Filter zurück.

Haben Sie mehrere Unterkünfte, richtet sich die Liste nach der oben im Dashboard gewählten Unterkunft.

Das Buchungspanel

Klicken Sie auf eine Zeile, um die Buchung rechts in einem Panel zu öffnen. Der Titel ist der Name des Gastes und die Buchungsnummer. Oben sehen Sie den Status, die Quelle (und gegebenenfalls die Referenz der Plattform), wann die Buchung angelegt wurde, und einen Link Gastseite ↗, der die Buchung genau so öffnet, wie der Gast sie sieht.

Wichtig: Die Gastseite ist die echte Seite. Die Schaltflächen dort – bezahlen, stornieren, Ankunftszeit speichern – wirken sich tatsächlich auf die Buchung aus.

Darunter hat das Panel diese Teile, von oben nach unten:

• Die Aktionsschaltflächen (Status, No-Show, Stornieren).
• Aufenthalt: Zimmerkategorie, Einheit und Tarif, An- und Abreisedatum, Erwachsene und Kinder.
• Gast: Name, E-Mail, Telefon, Land und E-Mail-Sprache, der Wunsch des Gastes, Gast benachrichtigen und (Pro) Ausweisdaten der Gäste.
• Zahlung: Gesamtbetrag, bezahlt, Restbetrag, die Preisaufschlüsselung, geleistete Zahlungen, Zahlung erfassen und Zahlung anfordern….
• Quittungen und Rechnungen (wenn das Modul Quittungen & Rechnungen eingeschaltet ist).
• Interne Notizen und Verlauf.

Änderungen in den Feldern speichern Sie unten mit Änderungen speichern. Schließen Sie das Panel mit ungespeicherten Änderungen, werden Sie zuerst gefragt. Die Aktionsschaltflächen (einchecken, stornieren, Zahlung erfassen …) wirken sofort und brauchen kein Änderungen speichern.

Die E-Mail-Sprache legt die Sprache der E-Mails und der Buchungsseite für diesen Gast fest. Sie richtet sich nach dem Land (Österreich → Deutsch zum Beispiel) und fällt auf Englisch zurück, wenn JetBookIn die Sprache des Landes nicht spricht. Sie können eine andere wählen.

Status: bestätigen, einchecken, auschecken, No-Show

Die Schaltflächen ändern sich mit dem Status der Buchung:

Ein- und Auschecken geht mit einem Klick, und der Hinweis, der danach erscheint, hat eine Schaltfläche Rückgängig, falls Sie die falsche Buchung erwischt haben. Ist das Modul Housekeeping (Pro) eingeschaltet, markiert ein Check-out das Zimmer für die Reinigungsliste als schmutzig.

No-Show

No-Show fragt: Diese Buchung als No-Show markieren? Die Daten werden freigegeben. Hat der Gast eine Karte gespeichert – eine Karte für den automatischen Restbetrag oder eine Kartengarantie –, erhalten Sie außerdem die Option No-Show-Gebühr von der gespeicherten Karte abbuchen?. Wie gespeicherte Karten und die Kartengarantie funktionieren, steht unter Zahlungen.

Stornieren und wiederherstellen

Reservierung stornieren öffnet eine rote Karte Diese Reservierung stornieren. Sie listet die Stornobedingungen des Tarifs auf und berechnet, was heute gilt, zum Beispiel Stornierung 12 Tage vor Anreise: Gebühr €120.00, Erstattung €380.00.

• Gebühr (manuell) und Erstattung (manuell): Lassen Sie die Felder leer, um die berechneten Beträge zu verwenden, oder geben Sie eigene ein – etwa um einem Gast nach einem familiären Notfall die Gebühr zu erlassen.
• Kartenzahlungen automatisch erstatten (standardmäßig an): Online geleistete Kartenzahlungen werden über den Zahlungsanbieter erstattet. Entfernen Sie das Häkchen, um von Hand zu erstatten.
• Grund (intern): für Ihre eigenen Unterlagen.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Reservierung stornieren oder auf Reservierung behalten, um zurückzugehen. Die Tage werden auf Ihrer Website und in allen synchronisierten Kalendern freigegeben, und der Gast erhält die E-Mail Buchung storniert.

Nach der Stornierung zeigt das Panel Storniert: Gebühr € …, Erstattung € …. Konnte ein Teil der Erstattung nicht automatisch zurückgezahlt werden (Bargeld, Banküberweisung), steht dort in Rot Manuelle Erstattung fällig. Hat der Gast eine Kartengarantie und ist eine Gebühr fällig, bucht die Schaltfläche € … der gespeicherten Karte belasten die Gebühr einmal ab.

Reservierung wiederherstellen setzt eine stornierte Buchung oder einen No-Show wieder auf bestätigt. Die Einheit wird erneut geprüft, das funktioniert also nur, solange dieselbe Einheit an diesen Tagen noch frei ist; andernfalls sehen Sie Die Einheit ist inzwischen vergeben.

Verschwundene oder verschobene Plattform-Aufenthalte

Verschwindet ein aus Booking.com, Airbnb oder einem anderen Kalender importierter Aufenthalt aus diesem Kalender, zeigt das Panel eine rote Warnung: Booking.com listet diesen Aufenthalt nicht mehr (seit …). Er wurde dort wahrscheinlich storniert. Wählen Sie Reservierung behalten oder Reservierung stornieren. Hat die Plattform den Aufenthalt auf Tage verschoben, an denen die Einheit bereits belegt ist, sagt die Warnung das, und Sie verschieben ihn von Hand. Siehe Kalendersynchronisierung.

Daten, Gäste oder Preis ändern

Ändern Sie in der Karte Aufenthalt die Felder Check-in, Check-out, Erwachsene oder Kinder. Bei geänderten Daten wird die Verfügbarkeit erneut geprüft und nach Möglichkeit dieselbe Einheit beibehalten. Sobald Sie etwas ändern, berechnet ein Feld den Preis des neuen Aufenthalts mit Ihren aktuellen Preisen:

• Gleicher Preis mit Ihren aktuellen Preisen: € … oder Vorher €540 → jetzt €630 (+€90).
• Weicht der Preis ab, wählen Sie Neuen Preis übernehmen oder €540 beibehalten. Haben Sie in der Karte Zahlung selbst einen Gesamtbetrag eingegeben, bleibt dieser erhalten.
• Warnungen weisen darauf hin, wenn keine Einheit frei ist (das Speichern schlägt dann fehl), wenn die neuen Daten gegen Ihre Buchungsregeln wie den Mindestaufenthalt verstoßen (Sie können trotzdem speichern) oder wenn die Buchung auf einem nicht erstattungsfähigen Tarif liegt (ob Sie ändern, entscheiden Sie).
• Eine Zeile sagt, was daraus folgt: Der Gast schuldet € …, hat zu viel bezahlt oder hat vollständig bezahlt.
• Dem Gast die neuen Daten und den Preis per E-Mail senden (standardmäßig an, für Website- und manuelle Buchungen mit E-Mail-Adresse): verschickt nach dem Speichern die E-Mail Buchung geändert.

Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Änderung zu übernehmen. Bei Plattformbuchungen und anderen Buchungen, deren Preis nicht aus Ihren Preisen berechnet wurde, sagt das Feld, dass sich der Preis mit den Daten nicht ändert.

Preis mit den heutigen Preisen prüfen (Website- und manuelle Buchungen) berechnet denselben Aufenthalt neu, ohne ihn zu ändern – nützlich, nachdem Sie einen Preis korrigiert haben.

Um eine Buchung auf eine andere Einheit derselben Zimmerkategorie zu verlegen, ziehen Sie sie im Zimmerkalender (siehe Preise & Verfügbarkeit). Durch Ziehen an ihren Rändern ändern Sie Check-in oder Check-out.

Zahlungen, Erstattungen und Zahlungsanforderungen

Die Karte Zahlung zeigt Gesamt (bei Ihren eigenen Buchungen bearbeitbar), Bezahlt und Restbetrag. Preisaufschlüsselung öffnet den Preis Nacht für Nacht, mit Extras, Steuern und Gebühren. Zeilen mit dem Vermerk vor Ort zu zahlen, nicht im Gesamtpreis (zum Beispiel die griechische Klimaabgabe ΤΑΚΚ) stehen in Klammern.

Darunter steht die Liste der Zahlungen: Datum, Zahlungsart, Typ, Status und Betrag. Zahlungen im Testmodus tragen das Abzeichen Test.

• Erstatten neben einer Kartenzahlung öffnet einen Beleg mit Zu erstattender Betrag (bis zur Höhe der Zahlung) und dem neuen Restbetrag. Das Geld geht auf die Karte des Gastes zurück; eine Erstattung lässt sich nicht rückgängig machen.
• Entfernen ist nur für einen versehentlich erfassten Eintrag gedacht. Tatsächlich erhaltenes oder zurückgezahltes Geld wird erfasst, nicht entfernt.

Zahlung erfassen

Zahlung erfassen (bar, Überweisung, von OTA eingezogen) ist für Geld, das nicht über Ihren Online-Zahlungsanbieter lief. Wählen Sie Zahlung oder Erstatten, geben Sie den Betrag ein (der Restbetrag wird vorgeschlagen) und klicken Sie auf Erfassen. Erfassen Sie das Geld für eine Buchung, die auf eine Banküberweisung wartet, wird sie damit bestätigt.

Hat der Gast mehr als den Gesamtbetrag bezahlt, zeigt ein gelbes Banner, wie viel, damit Sie es erstatten können.

Gespeicherte Karten und Kautionen

Hat der Gast eine Karte gespeichert (Pro: automatischer Einzug der Restzahlung oder Kartengarantie), zeigt das Panel, wann der Restbetrag abgebucht wird (Der Restbetrag wird am … automatisch eingezogen.), oder dass die automatische Abbuchung fehlgeschlagen ist. Außerdem erhalten Sie:

• Gespeicherte Karte mit € … belasten: den Restbetrag sofort abbuchen.
• Kaution…: einen Betrag auf der Karte autorisieren (200 vorgeschlagen). Er erscheint als Autorisierte Vormerkung, mit Einziehen (einen Teil oder alles für Schäden einbehalten) und Freigeben.

Zahlungsanforderungen

Zahlung anfordern… schickt dem Gast per E-Mail einen Link zur Online-Zahlung. Dafür brauchen Sie eine Online-Zahlungsart; ohne sie verweist das Panel auf Einstellungen → Zahlungen.

1. Wählen Sie die Art: Auf den Restbetrag (€ …), Zusatzgebühr (später Check-out, ein zerbrochenes Glas, ein vergessenes Extra) oder ΤΑΚΚ (€ …) für griechische Unterkünfte mit dem Modul Kurtaxen und Steuern (Pro).
2. Geben Sie den Betrag ein und unter Link gültig für, wie lange der Link gilt: 2, 7 (Standard), 14 oder 30 Tage.
3. Schreiben Sie unter Wofür (sieht der Gast), worum es geht, zum Beispiel Später Check-out am 20. Mai.
4. Klicken Sie auf Dem Gast per E-Mail senden · € … oder auf Erstellen und Link kopieren, um ihn selbst zu schicken (WhatsApp, SMS).

Eine Zusatzgebühr erhöht den Gesamtbetrag der Buchung sofort; wird die Anforderung unbezahlt storniert, sinkt er wieder. Eine ΤΑΚΚ-Anforderung ändert weder Gesamtbetrag noch Restbetrag. Jede Anforderung steht mit ihrem Status in der Liste – Nicht gesendet, Gesendet, Geöffnet, Bezahlt, Anderweitig beglichen, Abgelaufen oder Storniert –, und offene haben Senden/Erneut senden, Link kopieren und Abbrechen.

Plattform-Reservierungen Pro

Ist das Modul Plattform-Reservierungen eingeschaltet, zeigen Buchungen von Booking.com, Airbnb und ähnlichen Plattformen die Provision und die Steuern der Plattform sowie Wer hat die Zahlung des Gastes erhalten?: Booking.com (zahlt mir aus) oder Der Gast zahlt an mich. Kassiert die Plattform, zeigt das Panel Booking.com kassiert beim Gast und zahlt Ihnen € … aus., und Auszahlung erhalten (€ …) erfasst die Auszahlung, wenn sie eingeht. Wie Sie Plattform-Aufenthalte ergänzen, steht unter Kalendersynchronisierung.

Banküberweisungen und Belege

Hat ein Gast Banküberweisung gewählt, zeigt das Panel Banküberweisung und entweder noch kein Beleg hochgeladen oder Beleg hochgeladen … mit Beleg ansehen. Gäste können die Bestätigung ihrer Bank (PDF oder Foto) auf ihrer Buchungsseite hochladen, und Sie erhalten die E-Mail Überweisungsbeleg hochgeladen.

• Ist das Geld auf Ihrem Bankkonto, erfassen Sie es unter Zahlung erfassen: Die Buchung ist damit bestätigt.
• Ist der Beleg gefälscht, verwenden Sie Ablehnen: gefälschter Beleg. Sie werden gefragt, für wie viele Tage der Gast gesperrt werden soll (90 vorgeschlagen). Die Buchung wird storniert, und mit der E-Mail-Adresse des Gastes – und aus dem Netzwerk, von dem aus gebucht wurde – kann in dieser Zeit nicht online gebucht werden. Der Checkout sagt dann: Wir können diese Buchung nicht online annehmen. Bitte kontaktieren Sie uns direkt.

Die Buchung eines gesperrten Gastes zeigt Mit dieser E-Mail-Adresse kann bis … nicht online gebucht werden. mit einer Schaltfläche Entsperren. Sie selbst können ihn im Dashboard weiterhin buchen.

Dem Gast schreiben

Das Feld Gast benachrichtigen in der Karte Gast verschickt einen Ihrer E-Mail-Texte in der Sprache des Gastes, ohne dass Sie die Buchung verlassen. Wählen Sie die Nachricht:

• Check-in-Anleitung (vor der Anreise vorausgewählt)
• Ausweisdaten anfragen
• Vor der Anreise
• Buchung bestätigt
• Bitte um Bewertung (nach der Anreise vorausgewählt)

Wählen Sie dann, wie Sie sie senden:

• WhatsApp: öffnet WhatsApp (App oder Web) mit dem fertigen Text für die Nummer des Gastes; Sie tippen auf Senden. Das ist kostenlos und braucht kein WhatsApp-Business-Konto. Die Telefonnummer braucht die Landesvorwahl (+39 …); griechische Handynummern ohne +30 erhalten sie automatisch.
• Text kopieren: kopiert den Text samt Links für SMS oder einen anderen Messenger.
• Per E-Mail senden: verschickt die E-Mail sofort. Die E-Mail muss unter Einstellungen → E-Mails eingeschaltet sein.

Die Texte sind Ihre E-Mail-Vorlagen; ändern Sie sie also einmal unter E-Mails, und sie ändern sich überall. Die Startseite hat neben jeder heutigen Anreise ebenfalls eine WhatsApp-Schaltfläche für die Check-in-Nachricht.

Die automatische Check-in-Nachricht

Die E-Mail Check-in-Anleitung wird außerdem automatisch verschickt, einmal pro Buchung, zu der unter Einstellungen → E-Mails → Zeitpunkt festgelegten Zeit – standardmäßig 1 Tag vor der Anreise um 10:00. Sie erreicht auch Gäste von Booking.com und Airbnb über die Weiterleitungsadresse der Plattform, sofern Sie das nicht ausschalten. Sie fasst den Check-in-Text der Unterkunft, der Zimmerkategorie und des Zimmers (zum Beispiel seinen Türcode) sowie das spezifischste Check-in-Video zusammen. Details unter E-Mails → Zeitpunkt.

Ausweisdaten der Gäste Pro

Ist das Modul Ausweisdaten der Gäste eingeschaltet (Einstellungen → Module), hat jede Buchung (außer Eigennutzung) einen Abschnitt Ausweisdaten der Gäste: Staatsangehörigkeit, dann Dokument (Reisepass oder Personalausweis) und Dokumentnummer – oder bei griechischen Gästen nur ihre ΑΦΜ (Steuernummer). Ein Chip zeigt Fehlt, Vollständig oder Vom Gast ausgefüllt.

Gäste füllen diese Angaben selbst auf ihrer Buchungsseite aus. Solange sie fehlen, verlinken die E-Mails zur Bestätigung, vor der Anreise und zum Check-in dorthin. Um direkt nachzufragen, klicken Sie auf Gast nach seinen Angaben fragen (später Erneut anfragen); das verschickt die E-Mail Anfrage der Ausweisdaten, auch an Plattformgäste über deren Weiterleitungsadresse, und das Panel zeigt, wann Sie gefragt haben. Sie können die Angaben auch selbst eintragen und speichern.

Gespeichert wird nur, was die Meldung braucht: kein Geburtsdatum und keine Kopie des Dokuments. Die Anonymisierung entfernt die Angaben. Zu den griechischen Aufenthaltsmeldungen, die aus diesen Angaben erstellt werden, siehe Griechenland.

Notizen, Verlauf und Löschen von Testbuchungen

• Interne Notizen: nur für Sie und Ihre Mitarbeiter; werden dem Gast nie angezeigt. Speichern mit Änderungen speichern.
• Verlauf: das Aktivitätsprotokoll der Buchung – wer was geändert hat, Zahlungen, aus der Buchung verschickte E-Mails.
• Endgültig löschen (nur Administratoren): für Testbuchungen. Entfernt die Buchung und ihre Testzahlungen und gibt die Tage frei; das Aktivitätsprotokoll behält einen Vermerk. Angeboten wird es nur für Website-, manuelle und Eigennutzungsbuchungen, bei denen kein echtes Geld bezahlt und keine Quittung oder Rechnung ausgestellt wurde. Echte Buchungen werden storniert, nie gelöscht.

Selbst eine Buchung anlegen

Für eine Buchung per Telefon, E-Mail oder persönlich klicken Sie unter Reservierungen auf Neue Reservierung oder ziehen im Zimmerkalender über die Zeile einer Einheit (Daten und Einheit werden für Sie ausgefüllt).

1. Wählen Sie Check-in und Check-out, Erwachsene und Kinder.
2. Wählen Sie die Zimmerkategorie und, falls sie mehrere hat, den Tarif.
3. Prüfen Sie die Verfügbarkeitszeile: 3 Einheiten frei, mit einer Einheitenliste auf Automatisch zuweisen; wählen Sie eine Einheit, wenn Sie eine bestimmte möchten. Verstößt der Aufenthalt gegen eine Buchungsregel (zum Beispiel den Mindestaufenthalt), sehen Sie einen Hinweis, können aber trotzdem buchen.
4. Füllen Sie Vorname * und Nachname * (Pflichtfelder), E-Mail, Telefon, Land und E-Mail-Sprache aus. Ist die E-Mail ausgefüllt, wird eine Bestätigungs-E-Mail verschickt.
5. Öffnen Sie bei Bedarf Buchungsdetails:
   • Quelle: Manuell (Standard), Freunde & Familie / Eigennutzung oder eine Plattform.
   • Externe Referenz: zum Beispiel die Reservierungsnummer von Booking.com.
   • Status: Bestätigt (Standard) oder Ausstehend.
   • Gesamtpreis: leer lassen, um den berechneten Preis zu verwenden, oder einen eigenen eingeben.
   • Bereits bezahlt: für eine Anzahlung, die Sie schon erhalten haben.
   • Interne Notizen.
6. Prüfen Sie unten den Gesamtbetrag und klicken Sie auf Reservierung anlegen. Die neue Buchung öffnet sich in ihrem Panel.

Ist keine Einheit frei, zeigt das Formular Für diese Daten ist keine Einheit frei. und bietet Alternativen per Klick an: die nächstgelegenen freien Daten gleicher Länge (Frei in der Nähe) und andere Zimmerkategorien, die an Ihren Daten frei sind (An diesen Daten frei).

Freunde & Familie / Eigennutzung

Wenn Sie selbst, Ihre Familie oder Freunde kostenlos übernachten, legen Sie eine Buchung an und stellen im Formular für neue Reservierungen unter Buchungsdetails die Quelle auf Freunde & Familie / Eigennutzung (auch wenn Sie durch Ziehen im Zimmerkalender beginnen). Ein solcher Aufenthalt:

• sperrt die Tage auf Ihrer Website und auf Booking.com, Airbnb und anderen synchronisierten Kalendern wie jede Buchung;
• wird nicht an den Steuerberater übermittelt, nicht im ΤΑΚΚ-Bericht gezählt und zählt nicht als Einnahme;
• erhält keine Bitte um Bewertung, keine automatische Check-in-Nachricht und keinen Abschnitt Gast benachrichtigen oder Ausweisdaten.

Lassen Sie bei einem kostenlosen Aufenthalt Gesamtpreis leer. Zahlen die Gäste Ihnen etwas, tragen Sie es ein: Der Aufenthalt zählt dann in Ihren Berichten als Einnahme. Im Kalender haben diese Aufenthalte eine eigene Farbe.

Die Buchungsseite des Gastes

Jeder Gast hat eine private Buchungsseite, die in seinen E-Mails verlinkt ist (Ihre Buchung ansehen). Sie befindet sich auf Ihrer Buchungsbestätigungsseite – der Seite mit dem Shortcode [jetbookin_confirmation] oder dem Widget Buchungsbestätigung (siehe Shortcodes & Widgets). Ein Gast ohne Link kann auf dieser Seite Ihre Buchung finden nutzen: Buchungsnummer + E-Mail, dann Link per E-Mail senden. Der Link geht per E-Mail an die Adresse, mit der die Buchung gemacht wurde (die E-Mail Link zur Buchung, die sich nicht abschalten lässt), nie auf den Bildschirm, und das Formular antwortet gleich, ob eine Buchung gefunden wurde oder nicht – so kann niemand die Buchung eines anderen öffnen oder prüfen, wer bei Ihnen gebucht hat.

Die Seite sieht aus wie ein Beleg: die Buchungsnummer, ein Titel wie Ihre Buchung ist bestätigt oder Buchung wartet auf Zahlung und ein Stempel mit dem Status. Je nach Buchung bietet sie:

• Ihr Aufenthalt: Gast, Zimmer, Daten, Gäste, die Preiszeilen, Gesamtbetrag, bezahlt und Restbetrag (oder Bei Anreise zu zahlen).
• Bezahlen: Zahlung abschließen · € …, solange nicht bezahlt ist, oder Restbetrag zahlen · € …. Wird nicht angezeigt, wenn der Restbetrag automatisch abgebucht wird – die Seite nennt dann stattdessen das Datum.
• Zahlungsanforderungen, die Sie geschickt haben, jeweils mit ihrer Notiz und einer Schaltfläche € … bezahlen. Der Link in der Anforderungs-E-Mail scrollt direkt dorthin.
• Per Banküberweisung zahlen: Betrag, Frist, Buchungsnummer und Ihre Bankverbindung sowie Schon bezahlt? Senden Sie uns den Beleg – ein PDF- oder Foto-Upload, den der Gast später ersetzen kann.
• Anreise (bevorstehende Aufenthalte): Voraussichtliche Ankunftszeit und Besondere Wünsche, gespeichert mit Speichern. Den Wunsch sehen Sie im Buchungspanel als Wunsch des Gastes.
• Ihre Angaben für das Finanzamt (Pro, Ausweisdaten der Gäste): Staatsangehörigkeit und Pass- oder Ausweisnummer bzw. ΑΦΜ bei griechischen Gästen. Bis zur Abreise kann der Gast sie korrigieren.
• Quittungen & Rechnungen, die für die Buchung ausgestellt wurden (Pro-Modul), jeweils mit einer druckbaren Seite.
• Stornobedingungen und bei bevorstehenden Aufenthalten Buchung stornieren. Vor der Bestätigung sieht der Gast, was es kostet: Sie können kostenlos stornieren. oder Eine Stornierung kostet jetzt € …., dazu die Erstattung. Gebühr und Erstattung folgen exakt den Bedingungen des Tarifs, genau wie wenn Sie stornieren; Sie erhalten die E-Mail Stornierung (Mitarbeiter).
• Neue Karte hinzufügen, wenn eine Garantiekarte bei einer Prüfung vor der Anreise abgelehnt wurde oder eine Prepaid-Karte war (Pro, Kartengarantie).
• Bewerten Sie Ihren Aufenthalt nach dem Check-out, wenn Gästebewertungen eingeschaltet sind.

Nach dem Bezahlen zeigt die Seite Ihre Zahlung wird bestätigt… und aktualisiert sich von selbst, bis der Zahlungsanbieter bestätigt – ein erneutes Bezahlen ist nicht nötig.

Online-Stornierungen setzen die Module Stornobedingungen und Buchungsverwaltung für Gäste voraus (beide Core, standardmäßig an). Schalten Sie Buchungsverwaltung für Gäste unter Einstellungen → Module aus, wenn Gäste sich zum Stornieren bei Ihnen melden sollen.

Unbezahlte Buchungen und Schutz vor Missbrauch

Eine Website-Buchung, die auf Zahlung wartet, hält ihre Tage nur kurz frei, damit niemand Ihren Kalender blockieren kann, indem er Buchungen beginnt und dann einfach geht.

Die Reservierungsdauer

Während der Gast online bezahlt, werden die Tage für die Reservierungsdauer für die Zahlung (Minuten) unter Einstellungen → Allgemein freigehalten: 5 bis 10 Minuten, Standard 10. Der Checkout sagt dem Gast vor der Zahlung, wie lange. Wird die Zahlung nicht rechtzeitig abgeschlossen, wird die Zahlungsseite geschlossen, die Buchung storniert und die Tage werden freigegeben – es wird nichts belastet. Banküberweisungen werden bis zu ihrer Frist freigehalten (Einstellungen → Zahlungen).

Buchungen, bei denen online nichts zu zahlen ist (Zahlung in der Unterkunft), bestätigt der Gast standardmäßig über die E-Mail Bestätigen Sie Ihre Buchung; die Tage werden 30 Minuten lang freigehalten, bis er klickt. Siehe Zahlungen.

Was der Gast sieht

• Auf seiner Buchungsseite: Ihre Daten sind noch für Sie reserviert: 9:41, rückwärts zählend. Ist die Zeit abgelaufen, verschwindet die Zahlungsschaltfläche, und die Seite sagt, dass die Tage freigegeben werden.
• Verlässt er die Zahlungsseite, ist unten links auf Ihrer Website – auf Seiten mit einem JetBookIn-Buchungswidget – eine kleine Schaltfläche Buchung abschließen mit dem Countdown angeheftet. Sie übernimmt die Farben Ihres Buchungswidgets. Sie öffnet ein Panel mit Zimmer und Daten, Zahlung abschließen und Buchung stornieren. Die Stornierung (nach Buchung stornieren und die Daten freigeben? Es wurde nichts belastet.) gibt die Tage sofort frei. Bei Buchungen, die auf die E-Mail-Bestätigung warten, lautet die Schaltfläche Buchung bestätigen.

Grenzen

• Eine unbezahlte Buchung pro Besucher: Ein Besucher muss seine unbezahlte Buchung abschließen oder stornieren, bevor er eine weitere beginnt. Das Panel Buchung abschließen öffnet sich mit Schließen Sie diese Buchung ab oder stornieren Sie sie, bevor Sie eine neue beginnen.
• Eine unbezahlte Buchung pro E-Mail-Adresse, bis zu drei pro Netzwerk. Ein Büro, eine Familie oder ein Mobilfunkanbieter können sich eine Verbindung teilen; die Banküberweisung eines Gastes – tagelang freigehalten – hindert so andere über dieselbe Verbindung nicht am Buchen. Ein Gast über der Grenze erfährt, wann er es wieder versuchen kann oder dass er eine seiner Buchungen abschließen soll. Versucht derselbe Gast dieselben Daten von einem anderen Gerät erneut, ersetzt das seinen eigenen unbezahlten Versuch.
• Bis zu 4 Zimmer pro Online-Buchung; größere Gruppen werden gebeten, Sie zu kontaktieren.
• Gäste, die nach einem gefälschten Überweisungsbeleg gesperrt wurden, können bis zum Ende der Sperre nicht online buchen (siehe Banküberweisungen).

Entwickler können diese Grenzen mit Filtern ändern; siehe Hooks.

E-Mails zu unbezahlten Buchungen

Buchung nicht abgeschlossen (einmal verschickt, 10 Minuten nachdem der Gast die Zahlungsseite verlassen hat) und Unbezahlte Buchung freigegeben sind standardmäßig aus: Checkout, Countdown und Schaltfläche informieren den Gast bereits. Schalten Sie sie unter E-Mails ein, wenn Sie sie möchten.

Gästebewertungen Pro

Ist das Modul Gästebewertungen eingeschaltet, erhalten Gäste nach dem Check-out die E-Mail Bitte um Bewertung (standardmäßig 1 Tag danach; siehe E-Mails → Zeitpunkt). Der Link öffnet ein Formular auf ihrer Buchungsseite – oder auf Ihrer Bewertungsseite, falls Sie eine festgelegt haben –, auf dem sie eine Gesamtnote von 10, optional Noten für Sauberkeit, Komfort, Lage, Personal und Preis-Leistung sowie Lob und Kritik abgeben. Jede Buchung kann einmal bewertet werden, ab dem Tag des Check-outs.

Neue Bewertungen landen unter Buchungen → Bewertungen, und Sie erhalten die E-Mail Neue Bewertung (Mitarbeiter). Jede Bewertung hat Veröffentlichen, Ausblenden und Antworten (eine öffentliche Antwort der Unterkunft). Die Seite zeigt die Durchschnittsnoten und wie viele Bewertungen auf Freigabe warten.

Bewertungseinstellungen auf derselben Seite:

Um Gäste stattdessen zu Google oder einer anderen Website zu schicken, legen Sie unter E-Mails → Zeitpunkt einen Bewertungslink fest. Veröffentlichte Bewertungen zeigen Sie auf Ihrer Website mit dem Shortcode [jetbookin_reviews] oder dem Widget Bewertungen an, das außerdem Bewertungssterne für Suchmaschinen hinzufügt (siehe Shortcodes & Widgets).

Datenschutz und Anonymisierung

Mit dem Modul DSGVO-Werkzeuge (Core, standardmäßig an) hat Einstellungen → Datenschutz (DSGVO) die Einstellung Gästedaten anonymisieren nach (Jahren), Standard 5. Bei Buchungen, deren Aufenthalt länger zurückliegt, werden Name des Gastes (er wird zu Anonymisiert), E-Mail, Telefon, Wünsche, Ankunftszeit, interne Notizen, Ausweisdaten, Alter der Kinder und Überweisungsbelege entfernt; auch ihre Bewertungen werden anonymisiert. Beträge, Daten und die Buchung selbst bleiben für Ihre Steuerunterlagen erhalten. 0 = nie.

Gäste müssen im Checkout Ihre Datenschutzerklärung akzeptieren, wenn eine Datenschutzseite veröffentlicht ist (WordPress Einstellungen → Datenschutz). Anfragen zu Export und Löschung bearbeiten Sie in WordPress unter Werkzeuge → Personenbezogene Daten exportieren / Personenbezogene Daten löschen: JetBookIn fügt die Buchungen des Gastes hinzu. Eine Löschung anonymisiert vergangene Buchungen, behält aber bevorstehende oder laufende Aufenthalte, mit einem Hinweis, sie nach dem Aufenthalt zu löschen.

Tipp: Prüfen Sie, wie lange das Steuerrecht Ihres Landes die Aufbewahrung von Buchungsunterlagen verlangt, bevor Sie die Zahl der Jahre senken.

Häufige Fragen

Ein Gast hat die falschen Daten gebucht. Storniere ich und buche neu?

Nein. Öffnen Sie die Buchung, ändern Sie die Daten in der Karte Aufenthalt, wählen Sie, ob der neue Preis gelten oder der alte bleiben soll, und speichern Sie. Der Gast erhält die E-Mail Buchung geändert, wenn Sie das Häkchen gesetzt lassen.

Der Gast hat bei der Anreise bar bezahlt. Wie erfasse ich das?

Verwenden Sie in der Karte Zahlung Zahlung erfassen, lassen Sie Zahlung ausgewählt, geben Sie den Betrag ein und klicken Sie auf Erfassen. Der Restbetrag sinkt auf null.

Warum kann ich eine Buchung nicht löschen?

Löschen lassen sich nur testartige Buchungen: von Ihrer Website, manuell oder Eigennutzung, ohne echte Zahlung und ohne Quittung oder Rechnung, und nur von einem Administrator. Stornieren Sie echte Buchungen stattdessen, damit Ihre Unterlagen und Berichte stimmen.

WhatsApp sagt, die Nummer sei nicht verwendbar.

Ergänzen Sie die Telefonnummer des Gastes um die Landesvorwahl, zum Beispiel +44 7700 900123, und speichern Sie. Klicken Sie dann erneut auf WhatsApp.

Erhalten Gäste von Booking.com und Airbnb meine E-Mails?

Nur die Check-in-Anleitung (sofern Sie das nicht ausschalten), die Anfrage der Ausweisdaten und Nachrichten, die Sie selbst aus der Buchung senden – über die Weiterleitungsadresse der Plattform, sobald sie in der Buchung steht. Bestätigungen, Erinnerungen und Bitten um Bewertung gehen nur an Gäste Ihrer eigenen Website und manuell angelegter Buchungen; die Plattform verschickt ihre eigenen.

Ein Gast sagt, er könne nicht buchen: „Sie haben bereits Buchungen, die auf Zahlung warten“.

Er selbst oder jemand über dieselbe Verbindung hat unbezahlte Buchungen, die Tage belegen. Er kann seine über die Schaltfläche Buchung abschließen oder den Link in der E-Mail abschließen oder stornieren oder bis zur angezeigten Zeit warten. Sie können ihn jederzeit selbst im Dashboard buchen.

Kann ich eine Buchung anlegen, die keine E-Mail verschickt?

Lassen Sie beim Anlegen die E-Mail-Adresse des Gastes leer. Sie können sie später ergänzen.