Prenotazioni e ospiti

Tutto ciò che fai con una prenotazione una volta creata: trovarla, registrare check-in e check-out degli ospiti, cambiare le date, incassare e rimborsare denaro, scrivere all’ospite, e cosa l’ospite vede e può fare da solo nella pagina della sua prenotazione.

L’elenco delle prenotazioni

Apri JetBookIn → Prenotazioni → Prenotazioni. L’intestazione mostra quante prenotazioni corrispondono e un pulsante Nuova prenotazione. Le prenotazioni sono elencate come righe raggruppate per giorno (Oggi, Domani, Ieri o la data), 25 per pagina. Ogni riga mostra l’ospite, il riferimento, la camera e l’unità, le date e le notti, da dove arriva la prenotazione (Sito web, Manuale, Amici e famiglia / uso personale, Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, Google o Altro), lo stato e gli importi: il totale e Saldo €… oppure Pagato. Un saldo diventa rosso quando è dovuto – alla sua scadenza, o dall’arrivo. Le prenotazioni cancellate e i no-show appaiono sbiaditi.

Le quattro viste

Il selettore in alto sceglie come guardare le tue prenotazioni:

La casella di ricerca (Cerca nome, e-mail, riferimento…) cerca sempre in tutte le prenotazioni, qualunque sia la vista selezionata.

Filtri nella vista Tutte

• Prenotato / Check-in: ordina per il giorno in cui è stata fatta la prenotazione oppure per arrivo.
• Tutti gli stati: In sospeso, Confermata, Check-in effettuato, Check-out effettuato, Cancellata, No-show.
• Tutte le origini: Sito web, Manuale, Amici e famiglia / uso personale, oppure una piattaforma.
• Tipo di data – Check-in, Check-out, Soggiorno tra o Prenotato il – con le date Da e A. Cancella azzera i filtri.

Se hai più strutture, l’elenco segue la struttura scelta in cima alla dashboard.

Il pannello della prenotazione

Fai clic su una riga per aprire la prenotazione in un pannello sulla destra. Il titolo è il nome dell’ospite con il riferimento della prenotazione. In alto vedi lo stato, l’origine (e il riferimento della piattaforma, se c’è), quando è stata creata e un link Pagina ospite ↗ che apre la prenotazione esattamente come la vede l’ospite.

Importante: la pagina ospite è la pagina vera. I pulsanti che trovi lì – pagare, cancellare, salvare l’orario di arrivo – agiscono davvero sulla prenotazione.

Sotto, il pannello ha queste parti, dall’alto verso il basso:

• I pulsanti di azione (stato, no-show, cancellazione).
• Soggiorno: tipologia di camera, unità e tariffa, date di check-in e check-out, adulti e bambini.
• Ospite: nome, e-mail, telefono, Paese e Lingua delle e-mail, la richiesta dell’ospite, Scrivi all’ospite e (Pro) Documenti degli ospiti.
• Pagamento: totale, pagato, saldo, dettaglio del prezzo, pagamenti effettuati, Registra un pagamento e Richiedi un pagamento….
• Ricevute e fatture (quando il modulo Ricevute e fatture è attivo).
• Note interne e Cronologia.

Le modifiche ai campi si salvano con Salva modifiche in fondo. Se chiudi il pannello con modifiche non salvate, ti viene chiesta conferma. I pulsanti di azione (check-in, cancellazione, registrazione di un pagamento…) funzionano subito e non richiedono Salva modifiche.

La Lingua delle e-mail stabilisce la lingua delle e-mail e della pagina della prenotazione per questo ospite. Segue il paese (Austria → tedesco, per esempio) e ricade sull’inglese quando JetBookIn non parla la lingua di quel paese. Puoi sceglierne un’altra.

Stato: conferma, check-in, check-out, no-show

I pulsanti cambiano in base allo stato della prenotazione:

Check-in e check-out richiedono un solo clic, e l’avviso che compare ha un pulsante Annulla nel caso tu abbia fatto clic sulla prenotazione sbagliata. Quando il modulo Pulizie (Pro) è attivo, un check-out segna la camera come da pulire nell’elenco delle pulizie.

No-show

No-show chiede Segnare questa prenotazione come no-show? Le date verranno liberate. Se l’ospite ha salvato una carta – una carta per il saldo automatico o una garanzia con carta – hai anche l’opzione Addebitare la penale no-show sulla carta salvata?. Vedi Pagamenti per come funzionano le carte salvate e la garanzia con carta.

Cancellare e ripristinare

Cancella prenotazione apre una scheda rossa Cancella questa prenotazione. Riporta le condizioni di cancellazione della tariffa e calcola cosa si applica oggi, per esempio Cancellazione 12 giorni prima dell’arrivo: penale €120.00, rimborso €380.00.

• Penale (modifica manuale) e Rimborso (modifica manuale): lasciali vuoti per usare gli importi calcolati, oppure scrivi i tuoi – per esempio per non applicare la penale a un ospite che ha avuto un’emergenza familiare.
• Rimborsa automaticamente i pagamenti con carta (attivo per impostazione predefinita): i pagamenti con carta fatti online vengono rimborsati tramite il fornitore di pagamento. Togli la spunta per rimborsare a mano.
• Motivo (interno): per i tuoi archivi.

Premi Cancella prenotazione per confermare, oppure Mantieni prenotazione per tornare indietro. Le date vengono liberate sul sito e in tutti i calendari sincronizzati, e l’ospite riceve l’e-mail Prenotazione cancellata.

Dopo la cancellazione, il pannello mostra Cancellata: penale €…, rimborso €…. Se una parte del rimborso non è stata restituita automaticamente (contanti, bonifico), compare in rosso Rimborso manuale dovuto. Se l’ospite ha una garanzia con carta ed è dovuta una penale, un pulsante Addebita €… sulla carta salvata addebita la penale una sola volta.

Ripristina prenotazione riporta a confermata una prenotazione cancellata o un no-show. L’unità viene ricontrollata, quindi funziona solo finché la stessa unità è ancora libera in quelle date; altrimenti vedi Nel frattempo l’unità è stata occupata.

Soggiorni da piattaforma spariti o spostati

Quando un soggiorno importato da Booking.com, Airbnb o un altro calendario sparisce da quel calendario, il pannello mostra un avviso rosso: Booking.com non elenca più questo soggiorno (dal …). Probabilmente è stato cancellato lì. Scegli Mantieni la prenotazione o Cancella prenotazione. Se la piattaforma ha spostato il soggiorno su date in cui l’unità è già occupata, l’avviso lo indica e lo sposti tu a mano. Vedi Sincronizzazione dei calendari.

Cambiare date, ospiti o prezzo

Nella scheda Soggiorno, modifica Check-in, Check-out, Adulti o Bambini. Cambiando le date la disponibilità viene ricontrollata e, quando possibile, si mantiene la stessa unità. Appena cambi qualcosa, un riquadro calcola il prezzo del nuovo soggiorno con le tariffe attuali:

• Stesso prezzo con le tariffe attuali: €…, oppure Prima €540 → ora €630 (+€90).
• Quando il prezzo è diverso, scegli Usa il nuovo prezzo o Mantieni €540. Se nella scheda Pagamento hai scritto tu un totale, quel totale viene mantenuto.
• Gli avvisi ti dicono quando nessuna unità è libera (il salvataggio non riuscirà), quando le nuove date violano le tue regole di prenotazione come il soggiorno minimo (puoi comunque salvare), oppure quando la prenotazione è su una tariffa non rimborsabile (modificarla è una tua scelta).
• Una riga indica cosa ne consegue: l’ospite dovrà €…, ha pagato troppo, oppure ha pagato tutto.
• Invia all’ospite le nuove date e il prezzo via e-mail (attivo per impostazione predefinita, per le prenotazioni dal sito e manuali con un’e-mail): invia l’e-mail Prenotazione modificata quando salvi.

Premi Salva modifiche per applicare. Per le prenotazioni da piattaforma e le altre prenotazioni il cui prezzo non è stato calcolato dalle tue tariffe, il riquadro indica che il prezzo non cambia con le date.

Verifica il prezzo con le tariffe di oggi (prenotazioni dal sito e manuali) ricalcola il prezzo dello stesso soggiorno senza modificarlo – utile dopo aver corretto una tariffa.

Per spostare una prenotazione su un’altra unità della stessa tipologia di camera, trascinala nel calendario camere (vedi Tariffe e disponibilità). Trascinandone i bordi cambi check-in o check-out.

Pagamenti, rimborsi e richieste di pagamento

La scheda Pagamento mostra il Totale (modificabile per le prenotazioni create da te), Pagato e Saldo. Dettaglio del prezzo apre il prezzo notte per notte, con extra, tasse e costi. Le righe segnate da pagare in struttura, fuori dal totale (per esempio il contributo climatico greco ΤΑΚΚ) sono mostrate tra parentesi.

Sotto c’è l’elenco dei pagamenti: data, metodo, tipo, stato e importo. I pagamenti in modalità test hanno un badge Test.

• Rimborso accanto a un pagamento con carta apre un riepilogo con Importo da rimborsare (fino all’importo del pagamento) e il nuovo saldo. Il denaro torna sulla carta dell’ospite; un rimborso non si può annullare.
• Rimuovi serve solo per una voce registrata per errore. Il denaro realmente ricevuto o restituito si registra, non si rimuove.

Registra un pagamento

Registra un pagamento (contanti, bonifico, riscosso dall’OTA) serve per il denaro che non è passato dal tuo fornitore di pagamento online. Scegli Pagamento o Rimborso, scrivi l’Importo (viene proposto il saldo) e premi Registra. Registrando il denaro per una prenotazione in attesa di bonifico, la prenotazione viene confermata.

Se l’ospite ha pagato più del totale, un banner giallo indica quanto, così puoi rimborsarlo.

Carte salvate e depositi

Quando l’ospite ha salvato una carta (Pro: riscossione automatica del saldo, o garanzia con carta), il pannello mostra quando verrà addebitato il saldo (Il saldo verrà addebitato automaticamente il …), oppure che l’addebito automatico non è riuscito. Hai inoltre:

• Addebita €… sulla carta salvata: addebita subito il saldo.
• Deposito cauzionale…: autorizza un importo sulla carta (200 proposto). Compare come Pre-autorizzazione, con Incassa (prendine una parte o tutto, per i danni) e Svincola.

Richieste di pagamento

Richiedi un pagamento… invia all’ospite via e-mail un link per pagare online. Serve un metodo di pagamento online; senza, il pannello ti rimanda a Impostazioni → Pagamenti.

1. Scegli il tipo: In conto saldo (€…), Addebito extra (check-out posticipato, un bicchiere rotto, un extra dimenticato) oppure ΤΑΚΚ (€…) per le strutture greche con il modulo Tasse di soggiorno (Pro).
2. Inserisci l’Importo e per quanto tempo il Link valido per: 2, 7 (predefinito), 14 o 30 giorni.
3. Scrivi la Causale (la vede l’ospite), per esempio Check-out posticipato il 20 maggio.
4. Premi Invia all’ospite · €…, oppure Crea e copia il link per inviarlo tu (WhatsApp, SMS).

Un addebito extra aumenta subito il totale della prenotazione; annullando la richiesta non pagata viene tolto di nuovo. Una richiesta di ΤΑΚΚ non cambia totale né saldo. Ogni richiesta è elencata con il suo stato – Non inviato, Inviato, Aperta, Pagato, Saldata in altro modo, Scaduto o Annullata – e quelle aperte hanno Invia/Invia di nuovo, Copia link e Annulla.

Prenotazioni delle piattaforme Pro

Con il modulo Prenotazioni delle piattaforme attivo, le prenotazioni di Booking.com, Airbnb e simili mostrano commissione e tasse della piattaforma, e Chi ha incassato il pagamento dell’ospite?: Booking.com (mi versa il dovuto) o L’ospite paga me. Quando incassa la piattaforma, il pannello indica Booking.com incassa dall’ospite e ti versa €…, e Versamento ricevuto (€…) registra il versamento quando arriva. Vedi Sincronizzazione dei calendari per completare i soggiorni delle piattaforme.

Bonifici bancari e ricevute

Quando un ospite ha scelto il bonifico, il pannello mostra Bonifico bancario e nessuna ricevuta ancora caricata oppure ricevuta caricata … con Visualizza la ricevuta. Gli ospiti possono caricare la conferma della banca (PDF o foto) dalla pagina della loro prenotazione, e tu ricevi l’e-mail Ricevuta del bonifico caricata.

• Quando il denaro è sul tuo conto, registralo in Registra un pagamento: la prenotazione viene confermata.
• Se la ricevuta è falsa, usa Rifiuta: ricevuta falsa. Ti viene chiesto per quanti giorni bloccare l’ospite (90 proposto). La prenotazione viene cancellata e con l’e-mail dell’ospite – e dalla rete da cui ha prenotato – non si può prenotare online per quel periodo. Il checkout gli dice allora Non possiamo accettare questa prenotazione online. La preghiamo di contattarci direttamente.

La prenotazione di un ospite bloccato mostra Con questa e-mail non è possibile prenotare online fino al … con un pulsante Sblocca. Puoi sempre prenotare per lui tu stesso dalla dashboard.

Scrivere all’ospite

Il riquadro Scrivi all’ospite nella scheda Ospite invia uno dei tuoi testi e-mail, nella lingua dell’ospite, senza uscire dalla prenotazione. Scegli il messaggio:

• Istruzioni per il check-in (preselezionato prima dell’arrivo)
• Chiedi i dati del documento
• Prima dell’arrivo
• Prenotazione confermata
• Richiesta di recensione (preselezionato dopo l’arrivo)

Poi scegli come inviarlo:

• WhatsApp: apre WhatsApp (app o web) con il testo pronto per il numero dell’ospite; tu premi invia. È gratuito e non richiede un account WhatsApp Business. Il telefono deve avere il prefisso internazionale (+39 …); i cellulari greci scritti senza +30 lo ricevono automaticamente.
• Copia testo: copia il testo, link compresi, per SMS o qualsiasi app di messaggistica.
• Invia per e-mail: invia subito l’e-mail. L’e-mail deve essere attiva in Impostazioni → E-mail.

I testi sono i tuoi modelli e-mail, quindi li modifichi una volta in E-mail e cambiano ovunque. Anche la schermata Home ha un pulsante WhatsApp per il messaggio di check-in accanto a ciascuno degli arrivi di oggi.

Il messaggio di check-in automatico

L’e-mail Istruzioni per il check-in viene inviata anche automaticamente, una volta per prenotazione, all’orario impostato in Impostazioni → E-mail → Tempistiche – per impostazione predefinita 1 giorno prima dell’arrivo alle 10:00. Raggiunge anche gli ospiti di Booking.com e Airbnb tramite l’indirizzo di inoltro della piattaforma, a meno che tu non lo disattivi. Riunisce il testo di check-in della struttura, della tipologia di camera e della camera (per esempio il codice della porta) e il video di check-in più specifico. Dettagli in E-mail → Tempistiche.

Documenti degli ospiti Pro

Con il modulo Documenti degli ospiti attivo (Impostazioni → Moduli), ogni prenotazione (tranne i soggiorni per uso personale) ha una sezione Documenti degli ospiti: Nazionalità, poi Documento (Passaporto o Carta d’identità) e Numero del documento – oppure, per gli ospiti greci, solo il loro ΑΦΜ (codice fiscale). Un’etichetta indica Mancante, Completo o Compilato dall’ospite.

Gli ospiti compilano questi dati da soli nella pagina della loro prenotazione. Finché mancano, le e-mail di conferma, prima dell’arrivo e di check-in contengono un link a quella pagina. Per chiederli direttamente, premi Chiedi i dati all’ospite (in seguito Chiedi di nuovo); viene inviata l’e-mail Richiesta dati del documento, anche agli ospiti delle piattaforme tramite il loro indirizzo di inoltro, e il pannello mostra quando l’hai chiesto. Puoi anche inserire tu i dati e salvare.

Viene conservato solo ciò che serve per la dichiarazione: niente data di nascita e nessuna copia del documento. L’anonimizzazione li rimuove. Per le dichiarazioni di soggiorno greche costruite da questi dati, vedi Grecia.

Note, cronologia ed eliminazione delle prenotazioni di prova

• Note interne: solo per te e il tuo staff; non vengono mai mostrate all’ospite. Si salvano con Salva modifiche.
• Cronologia: il registro attività della prenotazione – chi ha cambiato cosa, pagamenti, e-mail inviate dalla prenotazione.
• Elimina definitivamente (solo amministratori): per le prenotazioni di prova. Rimuove la prenotazione e i suoi pagamenti di prova e libera le date; il registro attività ne conserva una nota. Viene proposto solo per prenotazioni dal sito, manuali e per uso personale senza denaro reale pagato e senza ricevute o fatture emesse. Le prenotazioni reali si cancellano, non si eliminano mai.

Creare tu una prenotazione

Per una prenotazione ricevuta per telefono, e-mail o di persona, premi Nuova prenotazione in Prenotazioni, oppure trascina sulla riga di un’unità nel calendario camere (date e unità vengono compilate per te).

1. Scegli Check-in e Check-out, Adulti e Bambini.
2. Scegli la Tipologia di camera e il Piano tariffario se ce n’è più di uno.
3. Controlla la riga della disponibilità: 3 unità libere, con un elenco di unità impostato su Assegna automaticamente; scegli un’unità se ne vuoi una precisa. Se il soggiorno viola una regola di prenotazione (per esempio il soggiorno minimo) vedi una nota, ma puoi comunque prenotarlo.
4. Compila Nome * e Cognome * (obbligatori), E-mail, Telefono, Paese e Lingua delle e-mail. Se l’e-mail è compilata, viene inviata un’e-mail di conferma.
5. Se serve, apri Dettagli della prenotazione:
   • Origine: Manuale (predefinita), Amici e famiglia / uso personale, oppure una piattaforma.
   • Riferimento esterno: per esempio il numero di prenotazione di Booking.com.
   • Stato: Confermata (predefinito) o In sospeso.
   • Prezzo totale: lascialo vuoto per usare il prezzo calcolato, oppure scrivi il tuo.
   • Già pagato: per un acconto che hai già ricevuto.
   • Note interne.
6. Controlla il totale in fondo e premi Crea prenotazione. La nuova prenotazione si apre nel suo pannello.

Se nessuna unità è libera, il modulo indica Nessuna unità libera per queste date. e propone alternative con un clic: le date libere più vicine della stessa durata (Libero nelle vicinanze) e altre tipologie di camera libere nelle tue date (Liberi in queste date).

Amici e famiglia / uso personale

Quando tu, la tua famiglia o i tuoi amici soggiornate gratis, crea una prenotazione con Origine impostata su Amici e famiglia / uso personale in Dettagli della prenotazione nel modulo della nuova prenotazione (anche quando la avvii trascinando sul calendario camere). Un soggiorno di questo tipo:

• blocca le date sul tuo sito e su Booking.com, Airbnb e gli altri calendari sincronizzati, come qualsiasi prenotazione;
• non viene inviato al commercialista, non è conteggiato nel report ΤΑΚΚ e non conta come ricavo;
• non riceve richiesta di recensione né messaggio di check-in automatico, e non ha la sezione Scrivi all’ospite né quella dei documenti.

Lascia vuoto Prezzo totale per un soggiorno gratuito. Se ti pagano qualcosa, inseriscilo: il soggiorno conta allora come ricavo nei report. Nel calendario questi soggiorni hanno un colore proprio.

La pagina della prenotazione dell’ospite

Ogni ospite ha una pagina privata della prenotazione, collegata dalle sue e-mail (Visualizzi la Sua prenotazione). Si trova sulla tua pagina di conferma della prenotazione – la pagina con lo shortcode [jetbookin_confirmation] o il widget Conferma prenotazione / Gestisci prenotazione (vedi Shortcode e widget). Un ospite senza il link può usare Trova la Sua prenotazione su quella pagina: Riferimento prenotazione + E-mail, poi Inviami il link per e-mail. Il link arriva per e-mail all’indirizzo con cui è stata fatta la prenotazione (l’e-mail Link alla prenotazione, che non si può disattivare), mai sullo schermo, e il modulo risponde allo stesso modo sia che la prenotazione venga trovata sia di no – così nessuno può aprire la prenotazione di un altro o scoprire chi ha prenotato da te.

La pagina ha l’aspetto di una ricevuta: il riferimento, un titolo come La Sua prenotazione è confermata o Prenotazione in attesa di pagamento, e un timbro con lo stato. A seconda della prenotazione, offre:

• Il Suo soggiorno: ospite, camera o camere, date, ospiti, le righe del prezzo, totale, pagato e saldo (oppure Da pagare all’arrivo).
• Pagamento: Completa il pagamento · €… finché non è pagata, oppure Paga il saldo · €…. Non compare quando il saldo viene addebitato automaticamente – la pagina indica invece in quale data.
• Richieste di pagamento che hai inviato, ciascuna con la sua nota e un pulsante Paga €…. Il link nell’e-mail della richiesta porta direttamente lì.
• Paga con bonifico bancario: importo, scadenza, riferimento e le tue coordinate bancarie, e Ha già pagato? Ci invii la ricevuta – il caricamento di un PDF o di una foto, che può sostituire in seguito.
• Arrivo (soggiorni futuri): Orario di arrivo previsto e Richieste speciali, salvati con Salva. Tu vedi la richiesta nel pannello della prenotazione come Richiesta dell’ospite.
• I Suoi dati per l’ufficio delle imposte (Pro, Documenti degli ospiti): nazionalità e numero di passaporto o carta d’identità, oppure ΑΦΜ per gli ospiti greci. Si possono correggere fino alla partenza.
• Ricevute e fatture emesse per la prenotazione (modulo Pro), ciascuna apre una pagina stampabile.
• Condizioni di cancellazione e Cancella prenotazione per i soggiorni futuri. Prima di confermare, l’ospite vede quanto costa: Può cancellare gratuitamente. oppure Cancellando ora, la penale è di €…., più il rimborso. Penale e rimborso seguono le condizioni della tariffa esattamente come quando cancelli tu; ricevi l’e-mail Cancellazione (staff).
• Aggiungi una nuova carta quando una carta di garanzia è stata rifiutata in un controllo prima dell’arrivo o era una carta prepagata (Pro, garanzia con carta).
• Valuti il Suo soggiorno dopo il check-out, quando le recensioni degli ospiti sono attive.

Dopo il pagamento, la pagina indica Stiamo confermando il pagamento… e si aggiorna da sola finché il fornitore di pagamento non conferma – non serve pagare di nuovo.

La cancellazione online richiede i moduli Condizioni di cancellazione e Gestione prenotazione da parte dell’ospite (entrambi Core, attivi per impostazione predefinita). Disattiva Gestione prenotazione da parte dell’ospite in Impostazioni → Moduli se vuoi che gli ospiti ti contattino per cancellare.

Prenotazioni non pagate e protezione dagli abusi

Una prenotazione dal sito in attesa di pagamento blocca le sue date solo per poco tempo, così nessuno può bloccarti il calendario avviando prenotazioni e poi andandosene.

Il blocco per il pagamento

Mentre l’ospite paga online, le date restano bloccate per il Blocco per il pagamento (minuti) impostato in Impostazioni → Generale: da 5 a 10 minuti, predefinito 10. Il checkout dice all’ospite quanto tempo ha prima di pagare. Se il pagamento non viene completato in tempo, la pagina di pagamento viene chiusa, la prenotazione cancellata e le date liberate – non viene addebitato nulla. I bonifici restano bloccati fino alla loro scadenza (Impostazioni → Pagamenti).

Le prenotazioni senza nulla da pagare online (pagamento in struttura) vengono confermate, per impostazione predefinita, dall’ospite tramite un’e-mail Confermi la Sua prenotazione; le date restano bloccate per 30 minuti finché non fa clic. Vedi Pagamenti.

Cosa vede l’ospite

• Nella pagina della sua prenotazione: Le sue date restano bloccate ancora per 9:41, con il conto alla rovescia. Allo scadere del tempo il pulsante di pagamento sparisce e la pagina indica che le date stanno per essere liberate.
• Se lascia la pagina di pagamento, in basso a sinistra sul tuo sito resta fisso un piccolo pulsante Completa la prenotazione con il conto alla rovescia, sulle pagine con un widget di prenotazione JetBookIn. Prende i colori del tuo widget di prenotazione. Apre un pannello con camera e date, Completa il pagamento e Annulla questa prenotazione. L’annullamento (dopo Annullare la prenotazione e liberare le date? Non è stato addebitato nulla.) libera subito le date. Per le prenotazioni in attesa di conferma via e-mail il pulsante riporta Conferma prenotazione.

Limiti

• Una prenotazione non pagata per visitatore: un visitatore deve completare o annullare la sua prenotazione non pagata prima di iniziarne un’altra. Si apre il pannello Completa la prenotazione con Completi o annulli questa prenotazione prima di iniziarne una nuova.
• Una prenotazione non pagata per indirizzo e-mail, fino a tre per rete. Un ufficio, una famiglia o un operatore mobile possono condividere una stessa connessione, così il bonifico di un ospite – bloccato per giorni – non impedisce agli altri su quella connessione di prenotare. A un ospite oltre il limite viene detto quando può riprovare, oppure di completare una delle sue prenotazioni. Se lo stesso ospite riprova le stesse date da un altro dispositivo, sostituisce il proprio tentativo non pagato.
• Fino a 4 camere per prenotazione online; ai gruppi più numerosi viene chiesto di contattarti.
• Gli ospiti bloccati dopo una ricevuta di bonifico falsa non possono prenotare online finché il blocco non termina (vedi Bonifici bancari).

Gli sviluppatori possono modificare questi limiti con dei filtri; vedi Hook.

E-mail sulle prenotazioni non pagate

Prenotazione non completata (inviata una volta, 10 minuti dopo che l’ospite ha lasciato la pagina di pagamento) e Prenotazione non pagata liberata sono disattivate per impostazione predefinita: checkout, conto alla rovescia e pulsante informano già l’ospite. Attivale in E-mail se le vuoi.

Recensioni degli ospiti Pro

Con il modulo Recensioni degli ospiti attivo, gli ospiti che hanno soggiornato ricevono l’e-mail Richiesta di recensione dopo il check-out (per impostazione predefinita 1 giorno dopo; vedi E-mail → Tempistiche). Il link apre un modulo nella pagina della loro prenotazione – oppure nella tua pagina delle recensioni, se ne hai impostata una – dove danno un punteggio complessivo su 10, punteggi facoltativi per pulizia, comfort, posizione, personale e rapporto qualità-prezzo, e scrivono cosa è piaciuto e cosa no. Ogni prenotazione si può recensire una sola volta, a partire dal giorno del check-out.

Le nuove recensioni arrivano in Prenotazioni → Recensioni, e ricevi l’e-mail Nuova recensione (staff). Ogni recensione ha Pubblica, Nascondi e Rispondi (una risposta pubblica della struttura). La schermata mostra i punteggi medi e quante recensioni sono in attesa di approvazione.

Impostazioni recensioni nella stessa schermata:

Per mandare invece gli ospiti su Google o su un altro sito, imposta un Link per la recensione in E-mail → Tempistiche. Mostra le recensioni pubblicate sul tuo sito con lo shortcode [jetbookin_reviews] o il widget Recensioni, che aggiunge anche le stelle di valutazione per i motori di ricerca (vedi Shortcode e widget).

Privacy e anonimizzazione

Con il modulo Strumenti GDPR (Core, attivo per impostazione predefinita), Impostazioni → Privacy (GDPR) offre Anonimizza i dati degli ospiti dopo (anni), predefinito 5. Le prenotazioni il cui soggiorno è terminato da più tempo perdono il nome dell’ospite (che diventa Anonimizzato), e-mail, telefono, richieste, orario di arrivo, note interne, documenti, età dei bambini e ricevute dei bonifici; anche le loro recensioni vengono anonimizzate. Importi, date e la prenotazione stessa vengono conservati per i tuoi registri fiscali. 0 = mai.

Al checkout gli ospiti devono accettare la tua informativa sulla privacy quando è pubblicata una pagina dell’informativa (WordPress Impostazioni → Privacy). Le richieste di esportazione e di cancellazione si gestiscono in WordPress in Strumenti → Esporta i dati personali / Cancella i dati personali: JetBookIn aggiunge le prenotazioni dell’ospite. Una cancellazione anonimizza le prenotazioni passate ma conserva i soggiorni futuri o in corso, con una nota per cancellarli dopo il soggiorno.

Suggerimento: prima di ridurre il numero di anni, verifica per quanto tempo la normativa fiscale del tuo paese ti chiede di conservare i dati delle prenotazioni.

Domande

Un ospite ha prenotato le date sbagliate. Devo cancellare e riprenotare?

No. Apri la prenotazione, cambia le date nella scheda Soggiorno, scegli se usare il nuovo prezzo o mantenere quello vecchio, e salva. L’ospite riceve l’e-mail Prenotazione modificata se lasci spuntata quella casella.

L’ospite ha pagato in contanti all’arrivo. Come lo registro?

Nella scheda Pagamento usa Registra un pagamento, lascia selezionato Pagamento, inserisci l’importo e premi Registra. Il saldo va a zero.

Perché non riesco a eliminare una prenotazione?

Si possono eliminare solo prenotazioni che sembrano di prova: dal sito, manuali o per uso personale, senza pagamenti reali e senza ricevute o fatture, e solo da parte di un amministratore. Le prenotazioni reali vanno invece cancellate, così archivi e report restano corretti.

WhatsApp dice che il numero non è utilizzabile.

Aggiungi il prefisso internazionale al telefono dell’ospite, per esempio +44 7700 900123, e salva. Poi premi di nuovo WhatsApp.

Gli ospiti di Booking.com e Airbnb ricevono le mie e-mail?

Solo le istruzioni per il check-in (a meno che tu non le disattivi), la richiesta dei dati del documento e i messaggi che invii tu dalla prenotazione – tramite l’indirizzo di inoltro della piattaforma, una volta che lo hai nella prenotazione. Conferme, promemoria e richieste di recensione vanno solo agli ospiti del tuo sito e alle prenotazioni manuali; la piattaforma invia le sue.

Un ospite dice che non riesce a prenotare: “Hai già prenotazioni in attesa di pagamento”.

Lui, o qualcuno sulla stessa connessione, ha prenotazioni non pagate che bloccano delle date. Può completare o annullare le sue con il pulsante Completa la prenotazione o con il link nell’e-mail, oppure aspettare l’orario indicato. Puoi sempre prenotare per lui tu stesso dalla dashboard.

Posso creare una prenotazione che non invia nessuna e-mail?

Lascia vuota l’e-mail dell’ospite quando la crei. Puoi aggiungerla in seguito.