JetBookIn изпраща имейли до гостите и до вас на всяка стъпка от резервацията. Тази страница изброява всеки имейл, кога се изпраща и как да промените текста, езика, времето на изпращане и външния му вид.
Къде са имейлите
Отидете в JetBookIn → Настройки и отворете раздела Имейли. Екранът съдържа:
- избор на език горе вдясно;
- До гостите и До персонала: всеки имейл с кратко описание, дали използва Текст по подразбиране, или е Персонализиран, превключвател за включване и изключване и Редактирай;
- Време на изпращане: кога се изпращат имейлите от типа напомняне.
Името и адресът на подателя, адресът, който получава имейлите за персонала, и цветът на заглавната лента са в раздела Настройки, секция Имейли (вижте Подател).
Редактируемите имейли идват с модула Шаблони за имейли (Core, включен по подразбиране, Настройки → Модули). Ако изключите модула, планираните имейли – преди пристигане, напомняне за остатъка, инструкции за настаняване и покана за отзив – вече не се изпращат.
Имейли до гостите
Имейлите до гостите се изпращат за резервации, направени на сайта ви, и за резервации, които въвеждате сами с имейла на госта. Гостите от Booking.com, Airbnb и други платформи получават автоматично само инструкциите за настаняване и искането за документи (чрез адреса за препращане на платформата), плюс всичко, което сами изпратите от резервацията; платформата изпраща свои потвърждения. Престоите за лично ползване (приятели и семейство) не получават съобщение за настаняване и покана за отзив.
| Имейл | Кога се изпраща | По подразбиране |
|---|---|---|
| Получена резервация (очаква плащане) | Резервация чака плащане извън сайта, напр. банков превод. Съдържа банковите данни, сумата и крайния срок. | Вкл. |
| Потвърдена резервация | Резервация е потвърдена (платена онлайн, потвърдена от вас или ръчна резервация с имейл). Съдържа календарен файл (.ics) за престоя. | Вкл. |
| Променена резервация | Променяте датите, стаята или цената и оставяте отметнато Изпрати на госта имейл с новите дати и цена. Показва новата и предишната обща сума. | Вкл. |
| Отменена резервация | Резервация е отменена (от вас или от госта), с таксата и сумата за възстановяване. Не се изпраща за неплатени резервации от сайта, чието задържане просто е изтекло. | Вкл. |
| Получено плащане | Плащания след първото, напр. остатъкът. | Вкл. |
| Гаранционната карта е отхвърлена Pro | Картата, запазена като гаранция, не минава проверката преди пристигането; гостът има 48 часа да добави нова карта. | Вкл. |
| Потвърдете резервацията си | Резервации, по които нищо не се плаща онлайн (плащане в обекта): гостът потвърждава с едно щракване; междувременно датите се задържат. Ако го изключите, тези резервации се потвърждават веднага. | Вкл. |
| Неплатена резервация е освободена | Резервация от сайта не е платена навреме и датите ѝ са освободени; нищо не е таксувано; с връзка за нова резервация. | Изкл. |
| Незавършена резервация | Веднъж, 10 минути след като гостът е напуснал страницата за плащане, без да плати, докато датите още са задържани: връзка обратно за завършване на плащането. | Изкл. |
| Заявка за плащане | Изпращате заявка за плащане от резервацията: сума, за какво е и връзка за плащане. | Вкл. |
| Неуспешно плащане Pro | Автоматичното таксуване на остатъка е неуспешно; съдържа връзка за плащане. | Вкл. |
| Напомняне за остатъка | Преди падежа на остатъка, когато той не се таксува автоматично. Вижте Време на изпращане. | Вкл. |
| Преди пристигане | Няколко дни преди настаняването, с адреса, връзка към карта и връзка за посочване на часа на пристигане. Вижте Време на изпращане. | Вкл. |
| Искане на документите на госта Pro | Когато натиснете Поискай данните от госта в резервация (също и до гостите от платформи). | Вкл. |
| Инструкции за настаняване | Автоматично преди пристигането в часа, зададен във „Време на изпращане“ (също и до гостите от платформи), с текста за настаняване на обекта, типа стая и стаята. Готови са и за изпращане по WhatsApp от резервацията. | Вкл. |
| Покана за отзив | След напускане, с молба за отзив. Вижте Време на изпращане. | Вкл. |
| Разписка / фактура Pro | С връзка към разписка, фактура или кредитно известие (модул „Разписки и фактури“). | Вкл. |
| Линк към резервацията | Когато гост, загубил линка, го поиска чрез Намерете резервацията си (номер + имейл). Изпраща се само на адреса, с който е направена резервацията. | Винаги вкл. |
Двата имейла за неплатени резервации са изключени, защото страницата за плащане, обратното броене на страницата на резервацията и бутонът Завършете резервацията вече информират госта; повече имейли обикновено дразнят. Вижте Неплатени резервации.
Планираните имейли (преди пристигане, напомняне за остатъка, инструкции за настаняване, покана за отзив) се изпращат всеки само веднъж на резервация.
Имейли до персонала
Имейлите до персонала отиват на адреса в Известия за нови резервации до (Настройки → секция „Имейли“) или на имейла на администратора на сайта, когато полето е празно. Всички са включени по подразбиране.
| Имейл | Кога се изпраща |
|---|---|
| Нова резервация (персонал) | При всяка нова резервация на сайта ви – когато бъде потвърдена или когато започне да чака банков превод. |
| Отмяна (персонал) | Гост отменя от страницата на резервацията си. |
| Неуспешно плащане (персонал) Pro | Автоматично таксуване е неуспешно. |
| Качена разписка за превод (персонал) | Гост качва разписката си за банков превод, за да я сверите с банковата си сметка. |
| Гаранционната карта е отхвърлена (персонал) Pro | Гаранционната карта на гост не минава проверката преди пристигането. |
| Нов отзив (персонал) Pro | Гост оставя отзив, с оценката, текста и връзка за публикуване, скриване или отговор. |
| Разписка / фактура (счетоводител) Pro | Изпраща се на имейла на счетоводителя с връзка към нова разписка, фактура или кредитно известие (вижте Счетоводител). |
Други известия
Няколко оперативни известия имат фиксирани текстове и не са в списъка. Те отиват на адреса на персонала:
- Възможна двойна резервация: при внос на календар е открит престой, който се застъпва с вече съществуващ.
- Синхронизирането на календара не успява: календар на платформа не е могъл да бъде прочетен.
- Синхронизацията на календарите спря и Синхронизацията на календарите отново работи (Pro, модул „Известия за синхронизация на календари“): календар не се е синхронизирал от няколко часа в някоя от посоките и когато отново заработи.
- Получено плащане за изтекла резервация: плащане е пристигнало, след като задържането на резервацията е изтекло, за да можете да го проверите.
С пакета за Гърция може да се изпраща и месечен имейл до счетоводителя ви (вижте Счетоводител).
Редактиране на имейл
- Изберете езика горе вдясно (вижте по-долу).
- Щракнете върху името на имейла или Редактирай. Отваря се панел с описанието най-горе.
- Изпращай този имейл: махнете отметката, за да спрете изпращането му на този език.
- Тема: обикновен текст, разрешени са тагове за сливане.
- Съобщение: редакторът на WordPress със заглавия, удебелен и курсив, връзки, списъци и подравняване, и раздел Текст за HTML.
- Вмъкни информация: щракнете върху бутон, напр. Собствено име на госта, за да вмъкнете неговия таг (
{first_name}) там, където е курсорът. Посочете бутон с мишката, за да видите тага. - Проверете Преглед: обновява се, докато пишете, като използва последната ви резервация (с резервация JB…) или примерна резервация, ако още нямате.
- По желание: въведете адрес в Изпрати тестов имейл до (празно = имейлът, с който влизате) и натиснете Изпрати тест. Темата започва с [Тест].
- Натиснете Запази.
Върни по подразбиране се появява, след като сте променили текста: връща оригиналния текст за избрания език. Превключвателят в списъка включва или изключва имейл, без да го отваряте.
Всеки имейл е в едно и също просто оформление: заглавна лента с името на сайта ви във вашия цвят на заглавната лента и бяла карта с вашия текст. Данните за резервацията е най-добре да добавите с {stay_table} – готова таблица с номера, стаята, датите, редовете на цената, общата сума, платеното и остатъка.
Съвет: поставяйте връзка към {manage_url} във всеки имейл до гост. Там гостите плащат, отменят, посочват часа на пристигане и попълват данните си.
Отделен текст за всеки език
Всеки език има собствени текстове. Гостите получават имейли на езика, на който са резервирали; за резервациите, които въвеждате вие – на Езика на имейлите на резервацията. Изборът на език показва английски и всеки език, инсталиран в WordPress (инсталират се от Настройки → Общи → Език на сайта в WordPress).
- Докато не сте променили даден имейл на даден език, гостите получават собствения превод на JetBookIn на текста по подразбиране (на английски, когато JetBookIn не поддържа езика).
- Когато персонализирате имейл на един език, направете го и на другите – те запазват текста по подразбиране, докато не го направите.
- Превключвателят също е за всеки език поотделно. За да спрете напълно един имейл, изключете го на всеки език, който използвате.
- Имената, описанията и надписите на таговете на този екран остават на езика на таблото ви, независимо текстовете на кой език редактирате.
На сайтове с Polylang или WPML имената на стаите и обекта, инструкциите за настаняване и връзките в имейла също са на езика на госта. Вижте Многоезични сайтове.
Изречение, което се показва само когато е приложимо
Оградете текст с {if tag}…{/if}, за да се показва само когато този таг има стойност. Например имейлът по подразбиране Потвърдена резервация съдържа:
{if check_in_time}<p>Check-in from {check_in_time}, check-out until {check_out_time}.</p>{/if}Ако не сте задали час за настаняване на обекта, цялото изречение изчезва, вместо да гласи „Настаняване от ,“.
- Блокът се запазва, когато тагът има каквато и да е стойност; премахва се, когато тагът е празен.
- Блоковете не могат да се влагат: не поставяйте
{if}в друг. - Останалите празни абзаци се премахват, така че не получавате празни места.
- Използвайте раздела „Текст“ на редактора, когато оградите цели абзаци, така че таговете да са извън
<p>.
Полезни са: {if details_needed} (само докато документите на госта липсват), {if bank_details} (само докато се чака банков превод), {if check_in_instructions}, {if property_phone}, {if request_note}.
Тагове за сливане
Напишете таг във фигурни скоби, напр. {guest_name}, в темата или в съобщението. Датите използват формата за дата на WordPress и езика на госта; сумите се изписват с два знака след десетичната точка и кода на валутата (540.00 EUR). Таг, който JetBookIn не познава, остава какъвто е, така че печатната грешка се вижда в прегледа.
| Таг | Какво показва |
|---|---|
{site_name} |
Име на сайта |
{guest_name} |
Пълно име на госта |
{first_name} |
Собствено име на госта |
{ref} |
Номер на резервацията |
{room} |
Тип(ове) стаи |
{check_in} |
Дата на настаняване |
{check_out} |
Дата на напускане |
{nights} |
Брой нощувки |
{guests} |
Гости, напр. 2 възрастни, 2 деца; при няколко стаи – 2 стаи, … |
{total} |
Обща цена |
{paid} |
Платена сума |
{balance} |
Дължим остатък |
{details_url} |
Връзка към формуляра за документите на госта |
{check_in_instructions} |
Инструкции за настаняване (обект, тип стая и стая), със запазени нови редове |
{check_in_video} |
Връзка към видеото за настаняване (на стаята, типа стая или обекта – най-конкретното) |
{room_number} |
Резервираната стая (стаи) по име, напр. Стая 12 |
{details_needed} |
Има стойност, докато документите на госта липсват (използвайте в {if details_needed}…{/if}) |
{balance_due_date} |
Дата, на която остатъкът се таксува/е дължим |
{hold_until} |
До кога се задържат датите (незавършена резервация) |
{request_amount} |
Поискана сума (заявка за плащане) |
{request_note} |
За какво е заявката за плащане |
{request_url} |
Връзка за плащане по заявката |
{request_expires} |
Дата, на която изтича връзката от заявката за плащане |
{price_change} |
Нова и предишна обща сума, след като персоналът е променил датите или гостите |
{refund} |
Сума за възстановяване (отмени) |
{penalty} |
Такса за отмяна |
{manage_url} |
Връзка за преглед/управление на резервацията |
{card_deadline} |
До кога гостът може да добави нова карта след неуспешна проверка на картата |
{proof_url} |
Връзка за персонала към резервацията, за която е качена разписка за превод |
{verify_url} |
Връзка, върху която гостът щраква, за да потвърди резервация без онлайн плащане |
{book_url} |
Връзка за нова резервация на стаята (страницата ѝ на сайта ви) |
{pay_url} |
Връзка за плащане на остатъка |
{review_url} |
Връзка за оставяне на отзив: вашата собствена връзка за отзиви, ако е зададена, иначе вашият формуляр за отзиви (модул „Отзиви от гости“), иначе страницата на резервацията |
{property_name} |
Име на обекта |
{property_address} |
Адрес на обекта |
{property_phone} |
Телефон на обекта |
{check_in_time} |
Час за настаняване |
{check_out_time} |
Час за напускане |
{map_url} |
Връзка към Google Maps |
{registry_number} |
Регистрационен номер (напр. ΑΜΑ, CIN, NRUA) |
{stay_table} |
Таблица с обобщение на резервацията (HTML) |
{bank_details} |
Данни за банковия превод (само докато се чака превод) |
{transfer_deadline} |
Дата, до която трябва да пристигне банковият превод |
{transfer_amount} |
Сума за плащане с банков превод |
{review_score} |
Оценка от отзива от 10 (само в имейла за нов отзив) |
{review_title} |
Заглавие на отзива (само в имейла за нов отзив) |
{review_text} |
Текст на отзива (само в имейла за нов отзив) |
{reviews_url} |
Връзка към екрана „Отзиви“ (само в имейла за нов отзив) |
{document_title} |
Вид и номер на документа, напр. разписка ΑΠΥ-12 (само в имейлите за разписка/фактура) |
{document_number} |
Номер на документа (само в имейлите за разписка/фактура) |
{document_url} |
Връзка за преглед/печат на документа (само в имейлите за разписка/фактура) |
Тагове като {request_amount}, {hold_until} или {review_score} имат стойност само в имейла, към който принадлежат; другаде са празни. Когато съобщение се изпраща по WhatsApp или се копира като текст, {stay_table} се пропуска, а връзките се изписват като текст: адрес.
Време на изпращане
Картата Време на изпращане в долната част на раздела „Имейли“ има собствен бутон Запази.
| Настройка | По подразбиране | Какво прави |
|---|---|---|
| Имейл „Преди пристигане“: дни преди настаняването | 3 | Имейлът Преди пристигане се изпраща на потвърдените резервации толкова дни преди настаняването. |
| Инструкции за настаняване: изпращане | 1 ден преди пристигането | Никога (изключено), В деня на пристигане или 1, 2 или 3 дни преди пристигането. |
| … в | 10:00 | Часът (в часовата зона на сайта ви), от който в този ден се изпраща съобщението за настаняване. Проверява се на всеки час, така че пристига до един час. |
| Гости от Booking.com и Airbnb – Изпращай и на тях | Вкл. | Гостите от платформи получават съобщението за настаняване чрез адреса за препращане на платформата. Махнете отметката, за да го изпращате само на собствените си гости. |
| Напомняне за остатъка: дни преди падежа | 3 | Напомнянето за остатъка се изпраща толкова дни преди датата на падежа на остатъка, за резервации, чийто остатък не се таксува автоматично от запазена карта. |
| Покана за отзив: дни след напускането | 1 | Поканата за отзив се изпраща толкова дни след напускането. |
| Линк за отзиви | Празно | По избор. Празно = гостите оценяват престоя си на вашия собствен сайт (модул „Отзиви от гости“; страницата на резервацията, ако модулът е изключен). Задайте връзка, напр. страницата ви за отзиви в Google, за да изпращате гостите там. |
Пример: вила с 3 апартамента в Крит
Гостите пристигат предимно следобед с кола от Ираклион. Добра настройка: Преди пристигане 5 дни преди (време да планират пътуването, с връзката към картата и молба за часа на пристигане), Инструкции за настаняване 1 ден преди в 18:00 (кодът на кутията за ключове и Wi-Fi са в пощата им вечерта преди това), покана за отзив 1 ден след напускането. Поставете общия текст (паркиране, Wi-Fi) в инструкциите за настаняване на обекта, а кода на кутията за ключове на всеки апартамент – в собствените редове за настаняване на тази стая; {check_in_instructions} ги съчетава.
Подател, адрес за известия и цвят на заглавната лента
Отворете раздела Настройки, секция Имейли, и натиснете Запази настройките, когато сте готови.
| Поле | По подразбиране | Какво прави |
|---|---|---|
| Известия за нови резервации до | Празно (имейлът на администратора на сайта) | Къде отиват всички имейли и известия за персонала. Един адрес; използвайте обща пощенска кутия или правило за препращане, ако няколко души трябва да ги получават. |
| Име на подателя | Празно (името на сайта ви) | Името на подателя, което виждат гостите, напр. Villa Elia. Използва се, когато е зададен имейл на подателя. |
| Имейл на подателя | Празно | Адресът на подателя. Празно = собственият адрес по подразбиране на WordPress (често wordpress@yourdomain). Използвайте адрес на собствения си домейн – пощенската кутия, през която изпращате в Изходяща поща (SMTP). |
| Цвят на заглавната лента | #1c1a17 (Мастило JetBookIn) | Лентата с името на сайта ви в горната част на всеки имейл. Изберете произволен цвят или готов вариант – Мастило JetBookIn, Виолетово, Море, Маслинено, Теракота, Хартия. Текстът става бял или тъмен, за да остане четим. |
Изходяща поща (SMTP)
Без нея имейлите се изпращат от собствената пощенска функция на хостинга ви, а много хостинги изпращат пощата зле: имейлите за резервации тогава попадат в спама или изобщо не пристигат. С Изходяща поща (SMTP) всеки имейл от сайта ви минава вместо това през сървъра на собствената ви пощенска кутия – имейлите за резервации, а също и тези на WooCommerce, WordPress и формите за контакт. Не е нужен отделен плъгин за поща. Само за администратори.
Отворете Настройки → Имейли, отметнете Изпращане на имейли през моя пощенски сървър, попълнете полетата и натиснете Запази настройките. След това натиснете Изпрати ми тестов имейл.
| Поле | Какво да въведете |
|---|---|
| Пощенски сървър (SMTP хост) | Сървърът за изходяща поща на кутията ви, напр. smtp.hostinger.com, smtp.gmail.com (Google Workspace) или smtp.office365.com (Microsoft 365). Доставчикът на пощенската ви кутия го посочва. |
| Криптиране и Порт | При повечето сървъри: TLS (STARTTLS) на порт 587. Някои използват SSL на порт 465. Когато изберете криптиране, обичайният порт се попълва сам. |
| Потребителско име | Обикновено пълният имейл адрес на кутията. |
| Парола | Паролата на пощенската кутия. За акаунти в Google и Microsoft с вход в две стъпки вместо нея е нужна парола за приложение (създава се в настройките за сигурност на акаунта). Пази се скрита. |
Имейлите, които други плъгини все още изпращат „от“ измисления адрес wordpress@ на WordPress, получават вместо него вашия Имейл на подателя – повечето пощенски сървъри отказват да изпращат от адрес, който не е техен.
Съвет: ако тестът не успее, съобщението под бутона е собственият отговор на пощенския ви сървър, напр. Could not connect to SMTP host (грешен сървър, порт или криптиране) или Could not authenticate (грешно потребителско име или парола). Последният неуспешен имейл също се показва на тази карта.
Дневник на имейлите Pro
Част от JetBookIn Pro: включете Дневник на имейлите от Настройки → Модули. Изпращането през вашия собствен пощенски сървър и имейлът след 3 поредни неуспеха работят и без него.
Настройки → Дневник на имейлите показва всеки имейл, който сайтът ви изпраща – от JetBookIn, WooCommerce, WordPress и други плъгини – първо най-новите: кога, до кого, темата, кой плъгин го е изпратил, дали е тръгнал през пощенския ви сървър или през хостинга, и Изпратен или Неуспешно. Търсете по получател или тема или покажете само неуспешните имейли.
- Отворете имейл (щракнете върху темата му), за да видите подробностите, а при неуспешен – отговора на пощенския сървър и самия имейл.
- Изпрати отново изпраща неуспешен имейл още веднъж – например след като сте оправили настройките на пощата. Новият опит се появява като отделен ред с отметка изпратен отново.
- Пазене на записите (дни): по подразбиране 30; по-старите записи се изтриват всяка нощ.
- Пазене и на съдържанието на изпратените имейли: изключено по подразбиране, защото имейлите съдържат лични данни на гостите. Съдържанието на неуспешните имейли се пази винаги (за същия брой дни), за да могат да бъдат изпратени отново.
- Когато 3 поредни имейла не успеят, получавате един имейл за това (най-много веднъж на ден). Той се изпраща през собствената пощенска функция на хостинга ви – в случай че проблемът е в пощенския ви сървър.
- Заявка за изтриване на лични данни (WordPress → Инструменти → Изтриване на лични данни) премахва този адрес и от дневника.
Дневникът не записва нищо за отваряния или кликвания.
Имейли до счетоводителя
- Разписки и фактури Pro – Настройки → Разписки и фактури: Имейл на счетоводителя и Изпращай всеки нов документ на счетоводителя по имейл. Всяка нова разписка, фактура или кредитно известие се изпраща с шаблона Разписка / фактура (счетоводител) като отделен имейл – никога като копие на имейла до госта. Изпращай всеки нов документ на госта по имейл използва шаблона за госта.
- Месечни данни Пакет за Гърция – Настройки → Съответствие с гръцките изисквания: Имейл на счетоводителя и Изпращай на счетоводителя всеки месец по имейл резервациите и данните за ΤΑΚΚ за предходния месец като таблици. Изпраща се на 1-во число всеки месец, по дата на заминаване. Вижте Гърция.
Как да сте сигурни, че имейлите пристигат
JetBookIn изпраща чрез WordPress (wp_mail), така че използва това, което използва и сайтът ви. Много хостинги по подразбиране изпращат поща лошо и тогава имейлите за резервации попадат в спам или изобщо не пристигат.
- Включете Изходяща поща (SMTP) и изпращайте през сървъра на пощенската си кутия.
- Изпращайте от адрес на собствения си домейн (Имейл на подателя) – същата пощенска кутия, през която изпращате.
- Помолете хостинга или доставчика на домейна си да настрои записи SPF, DKIM и DMARC за този домейн.
- Изпратете тест със Изпрати тест до адрес в Gmail и в Outlook и проверете дали пристигат във входящата поща.
- Поглеждайте от време на време Дневника на имейлите: при неуспешните имейли се вижда причината и те могат да бъдат изпратени отново.
Важно: ако тестът показва Имейлът не можа да бъде изпратен. Проверете настройките за поща на сайта си (SMTP)., самият WordPress не е могъл да го изпрати – нито един имейл до гост няма да тръгне, докато това не бъде оправено.
Въпроси
Изключих един имейл, но гостите от Германия още го получават.
Превключвателят е за всеки език поотделно. Изберете немски в избора на език и го изключете и там.
Мога ли да изпращам инструкциите за настаняване по-рано от 3 дни преди пристигането?
Не автоматично; възможностите са денят на пристигане или от 1 до 3 дни преди него. Поставете информацията за пристигането, която искате да изпратите по-рано, в имейла Преди пристигане, чиито дни можете да задавате свободно – или изпратете съобщението за настаняване ръчно от резервацията по всяко време.
Мога ли да имам едни инструкции за всички апартаменти и различен код на вратата за всеки?
Да. Инструкциите за настаняване на обекта, на всеки тип стая и собствените редове на всяка стая се съединяват, от общото към конкретното, в {check_in_instructions}.
Защо гост от Booking.com не получи имейла за потвърждение?
Гостите от платформи получават потвърждение от платформата. JetBookIn им изпраща само инструкциите за настаняване, искането за документи и съобщенията, които изпращате сами.
Може ли няколко души да получават имейлите за нови резервации?
Има един адрес за известия. Използвайте обща пощенска кутия или правило за препращане при доставчика на пощата си.
Мога ли да променя известията за двойни резервации или синхронизацията на календари?
Текстът им е фиксиран в таблото. Разработчик може да замени шаблоните admin-conflict, admin-sync-failing и admin-late-payment, като ги копира в yourtheme/jetbookin/emails/.
Промених един имейл и сега искам оригиналния текст обратно.
Отворете го и натиснете Върни по подразбиране.